Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất, hay nhất năm 2022

Bất kỳ sự kiện nào muốn tổ chức thành công đều phải cần có một bản kế hoạch chi tiết và rõ ràng. Kế hoạch càng cụ thể, tỉ mỉ thì công việc diễn ra sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn. Từ đó sự kiện cũng thành công rực rỡ hơn. Do đó, bài viết hôm nay Đất Việt Event sẽ gợi ý cho bạn cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất năm 2022 để bạn tham khảo.

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Kế hoạch tổ chức sự kiện được định nghĩa là một bản thiết kế nội dung. Nó bao gồm những công việc của sự kiện từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc chương trình. Mẫu kế hoạch này sẽ được sắp xếp một cách khoa học và có trình tự cụ thể về thời gian và không gian.

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Event planning là từ tiếng Anh của kế hoạch tổ chức sự kiện. Việc lên kế hoạch giúp cho ban tổ chức có thể triển khai hiệu quả các hoạt động của sự kiện. Bên cạnh đó, nội dung công việc và nguồn nhân lực được phân chia nhiệm vụ rõ ràng. Điều này sẽ giúp cho sự kiện đạt được mục tiêu đề ra.

Yêu cầu của mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau đây là một số yêu cầu cơ bản khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện mà bạn cần phải đảm bảo được:

• Xây dựng kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu. Và ý tưởng chính của sự kiện mà công ty đưa ra.
• Lên kế hoạch dựa trên hợp đồng, dự toán ngân sách. Cũng như các thỏa thuận với công ty sự kiện một cách chắc chắn.
• Khi xây dựng mẫu kế hoạch phải dựa trên nhiều yếu tố. Trong đó cơ sở khả năng và nguồn lực của doanh nghiệp tổ chức sự kiện là hai thứ cốt lõi.

Yêu cầu mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

• Lên kế hoạch cần phải tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.
• Lập kế hoạch phải xem xét yếu tố thời gian và không gian.
• Mẫu kế hoạch được xây dựng lên phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ.
• Ban tổ chức phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng.
• Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi và diễn ra một thành công.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Có một bản kế hoạch tốt là bạn đã có 70% sự thành công trong tay rồi. Do đó, kế hoạch tổ chức sự kiện được xem là yếu tố quyết định đến sự thành bại của sự kiện đó. Có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, Đất Việt Event muốn chia sẻ đến bạn một số gợi ý trong việc lập kế hoạch cho event.

Xác định loại sự kiện, mục đích cho sự kiện

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện là bạn cần xác định được loại sự kiện, mục tiêu và ý nghĩa của sự kiện. Bạn muốn tổ chức sự kiện gì: team building, gala dinner, khai trương, ra mắt sản phẩm mới,… Khi bạn đã xác định được những điều này thì bạn sẽ biết chính xác những hạng mục bạn cần chuẩn bị là gì.

Bên cạnh loại sự kiện thì mục đích và ý tưởng của sự kiện cũng rất quan trọng. Khi có được những điều cốt lõi nhất thì sẽ dễ dàng lên được bản mẫu kế hoạch chính xác nhất.

Xác định đối tượng của sự kiện

Đây cũng là bước đóng vai trò quyết định để lấy cơ sở lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Đối tượng của sự kiện được chia thành hai nhóm chính là nhóm tham gia và nhóm tham dự.

Đối tượng tham gia hay còn gọi là nhân sự cho sự kiện. Họ là MC, PG, PB, nhóm múa, nhóm nhảy, giám sát, thi công trang trí, đạo cụ,… Bạn cần chuẩn bị kỹ những kịch bản sự kiện như: kịch bản cho MC,…

Đối tượng tham dự thường là những khách mời của sự kiện đó. Bao gồm cả những khách qua đường muốn ghé thăm. Bạn cần lên danh sách khách mời tham dự, gửi thiệp mời. Và gọi điện mời để chốt được danh sách khách mời cụ thể nhất.

Xây dựng thông điệp sự kiện

Thông điệp sự kiện sẽ là điều theo suốt sản phẩm, dịch vụ của công ty. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần xây dựng một thông điệp rõ ràng là có tính kết nối. Mỗi sự kiện diễn ra chính là cách để truyền thông và quảng bá cho doanh nghiệp. Do đó thông điệp cần có tính truyền tải mạnh mẽ đến cộng đồng và khách hàng.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó chính là xác định thời gian và địa điểm. Công việc này cần được diễn ra càng sớm càng tốt vì thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cần được ghi vào thiệp mời. Bạn cần lưu ý về việc chọn địa điểm sao cho phù hợp với số người tham gia và chi phí dự trù.

Xây dựng chương trình tổ chức

Lên một khung chương trình tổ chức sự kiện tỉ mỉ, càng chi tiết càng tốt. Điều này thực sự có lợi cho bạn khi chạy chương trình. Ban tổ chức cần liên lạc nhân sự và phân công công việc rõ ràng. Ngoài ra cần trang bị trang dụng cụ đầy đủ đề buổi lễ diễn ra tốt đẹp.

Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Mục đích của việc tổ chức sự kiện của mỗi doanh nghiệp không thể thiếu đi phần truyền thông và quảng bá hình ảnh. Để sự kiện được đông đảo cộng đồng biết đến và đưa được thương hiệu đến gần hơn với khách hàng.

• Xác định được phương án truyền thông
• Người nào sẽ thược hiện những công việc như thông cáo báo chí, email,…
• Người nào sẽ chịu trách nhiệm cho những công việc còn lại,…

Phân tích ngân sách

Thông qua những yếu tố phía trên và những hạng mục cần thực hiện để có thể lên được bảng dự trù ngân sách. Sau đó bạn nên đi tham khảo giá cả thực tế và xây dựng bảng dự trù kinh phí cho tổng thể sự kiện. Nếu kinh phí có hạn, bạn cần xem xét lại các hạng mục và thay đổi sao cho hợp lí.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Đất Việt Event – đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất

Đất Việt Event luôn hỗ trợ và đồng hành cũng doanh nghiệp trong tất cả mọi sự kiện lớn nhỏ. Chúng tôi có đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và luôn bứt phá. Không những vậy với kinh nghiệm hơn 10 năm trong nghề, chúng tôi đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện. Được sự tín nhiệm của nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ khác nhau mà chúng tôi mới có được thành công như ngày hôm nay.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, phường 10, quận Gò Vấp, TP.Hồ Chí Minh.
• Hotline: 0933 455 133 (Mr. Duy Trí)
• Mail: ductri@datvietevent.com
• Website: datvietevent.com

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần đơn vị hợp tác trong các sự kiện quan trọng. Hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ 24/7. Ngoài ra, Đất Việt Event luôn có giá cả cạnh tranh nhất thị trường.

Có thể bạn quan tâm:

• Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Thành Công Rực Rỡ
• Tổ chức sự kiện Giáng Sinh trọn gói – dịch vụ được quan tâm nhất hiện nay
• Bảng Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết Nhất Năm 2022

Trên đây là cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và hay nhất mà Đất Việt Event tổng hợp được. Dựa trên các thông tin mà chúng tôi cung cấp, hy vọng bạn sẽ có thể xây dựng được một mẫu kế hoạch ưng ý nhất. Chúc cho sự kiện của bạn thành công tốt đẹp.