Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Thành Công Rực Rỡ

Chuyên mục

Tin tức

Các sự kiện thích hợp tổ chức bên ngoài

Ở thời điểm hiện nay, các hoạt động truyền thông, marketing, PR và quảng cáo phát triển mạnh. Tổ chức sự kiện là một mảng truyền thông quan trọng giúp mang lại hiệu quả cho các chiến dịch truyền thông, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.

Tùy theo chủ đề, concept của mỗi sự kiện mà có thể lựa chọn hình thức tổ chức khác nhau (sự kiện trong nhà, ngoài trời). Các sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời như:

Tổ chức sự kiện âm nhạc ở ngoài trời.
Tổ chức sự kiện thời trang (fashion show) ngoài trời.
Tổ chức Gala Dinner.
Tổ chức tiệc sinh nhật.
Tổ chức tiệc tất niên công ty.
…

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Để sự kiện ngoài trời được diễn ra đúng như dự kiến, cần có sự chuẩn bị từ nhiều tuần thậm chí nhiều tháng trước. Hãy tham khảo kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở ngoài trời dưới đây để hạn chế sai sót nhé!

Về địa điểm tổ chức

Chọn địa điểm đẹp khi tổ chức các event lớn ngoài trời. Điều này tưởng chừng như đơn giản, nhưng đây chính là lỗi sai mà nhiều người thường gặp.

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cần phù hợp với concept chương trình, đối tượng là ai, số lượng khách tham gia,… Địa hình cần bằng phẳng. Mặt sân cũng phải sạch sẽ và không gian xung quanh thoáng đãng, rộng rãi.

Tốt nhất nên tổ chức ở các địa điểm gần với thiên nhiên, không gian xanh mát và có bãi giữ. Tránh các nơi có đông dân cư hay phương tiện đi lại nhiều gây khó khăn trong việc di chuyển và ồn ào ảnh hưởng đến sự kiện ngoài trời.

Cần lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Về thời tiết

Ngoài địa hình thì cũng nên dành sự quan tâm đến thời tiết. Xem thật kĩ bản tin dự báo thời tiết trước nhiều ngày diễn ra sự kiện. Thời tiết chính là điều quan trọng nhất quyết định sự thành công của những bữa tiệc ngoài trời.

Không nên tổ chức sự kiện ngoài trời khi có dự báo gió, mưa hoặc quá nắng. Cần chuẩn bị dù bạt, áo mưa,… phòng các trường hợp thời tiết xảy ra bất thường.

Về vệ sinh và an ninh trật tự

Sự kiện cần đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và vấn đề an ninh tốt. Đặc biệt đối với các sự kiện được tổ chức ngoài trời.

Quý khách hàng nên chuẩn bị hoặc thuê các đơn vị vệ sinh nếu thật sự cần thiết. Hoặc có thể chuẩn bị các thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập kết rác thải event thích hợp.

Thông thường, các sự kiện đều có các đội an ninh hoặc bảo vệ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, an toàn. Giữ gìn và theo dõi tài sản của khách hàng như xe máy,… đề phòng trường hợp bị đánh cắp.

Về thủ tục pháp lý cần có

Cũng như các bữa tiệc quy mô gia đình như đám cưới, dạm hỏi,… Tổ chức sự kiện ngoài trời cần sự cấp phép của các cơ quan có thẩm quyền. Nếu chưa xin giấy phép trước khi tổ chức, đơn vị của bạn sẽ vướng phải nhiều rắc rối về pháp lý.

Để tổ chức sự kiện, trước tiên cần hoàn thiện hồ sơ xin giấy cấp phép. Hồ sơ này bao gồm đơn xin phép tổ chức, danh sách nhân sự quan trọng, concept sự kiện cùng các tài liệu liên quan khác. Ngoài ra cần kèm theo hợp đồng thuê địa điểm tổ chức.

Xin giấy phép trước khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Sau khi đã hoàn thiện hồ sơ, tiến hành nộp hồ sơ đến các cơ quan có thẩm quyền. Các cơ quan này sẽ xem xét và cấp giấy phép hoạt động nếu sự kiện đáp ứng đầy đủ các quy định. Cuối cùng nhận giấy phép tổ chức sự kiện và tiến hành setup theo kế hoạch.

Các thiết bị cho sự kiện ngoài trời

Nên thuê trang thiết bị, dụng cụ trang trí ở cùng một nhà cung cấp. Bạn nên lựa chọn đồ trang trí theo concept có sẵn. Không nên mua lẻ tránh thiếu sót mà lại không hài hoà.

Trên hết là các sản phẩm phải đảm bảo chất lượng, có nguồn gốc rõ ràng. Muốn đáp ứng được yêu cầu trên, bạn phải tìm được địa chỉ cho thuê uy tín.

Sự kiện ngoài trời cũng cần rất nhiều trang thiết bị

Thiết bị để tổ chức sự kiện ngoài trời cần đáp ứng đủ công suất và độ bền. Kiểm tra kĩ và nhiều lần trước khi chạy sự kiện chính thức để tránh sự cố đáng tiếc xảy ra. Thêm vào đó, nên chọn thiết bị có khả năng chống nước, nhỏ gọn, có thể dễ dàng mang đi nhiều nơi.

Kịch bản event ngoài trời trọn gói uy tín, chuyên nghiệp

Kịch bản của các event là một thứ vô cùng quan trọng. Nó điều khiển cả chương trình đi theo một trật tự đúng và trơn tru nhất. Thành công của chương trình nằm ở đội ngũ biên kịch bản. Họ phải thật sự có chuyên môn và kinh nghiệm thì mới cho ra những kịch bản hay và chất lượng.

Nếu các yếu tố trên quá phức tạp, hãy để Đất Việt Event hỗ trợ bạn! Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên có chuyên môn cao được đào tạo bài bản. Họ cho ra những kịch bản chương trình hay, đặc sắc với thời gian nhanh nhất.

Chọn kịch bản sự kiện trọn gói của Đất Việt Event là sự lựa chọn tối ưu

Tại Đất Việt Event, chúng tôi luôn sẵn lòng biến ý tưởng độc đáo của khách hàng thành một kịch bản hoàn chỉnh. Thời gian là thứ vô giá nên tiến độ xây dựng của Đất Việt luôn được đẩy lên nhanh nhất. Dịch vụ của chúng tôi luôn hướng đến sự hài lòng tuyệt đối của bạn!

Quy trình thực hiện sự kiện ngoài trời của Đất Việt Event

Từ những sự chuẩn bị kỹ lưỡng trên, Đất Việt Event tiến hành triển khai tổ chức sự kiện ngoài trời. Quy trình được quản lý theo trình tự các bước cơ bản:

Lên ý tưởng và concept sự kiện
Xác định thời gian, tìm kiếm địa điểm tổ chức
Dựng kịch bản theo yêu cầu của khách hàng
Tiến hành setup, tổng duyệt và chạy chương trình.

Đất Việt Event có quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình trên là quy trình chuẩn chung của mọi sự kiện. Quá trình thực hiện được đẩy nhanh nhờ có sự giám sát của quản lý và sự chuyên nghiệp của hệ thống nhân sự. Chúng tôi cam kết tạo ra những event chỉn chu nhất, mang đến sự tin tưởng cho khách hàng.

Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời của Đất Việt Event

Đất Việt Event được biết đến như một nơi có dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời hàng đầu Việt Nam. Mọi mong muốn của khách hàng đều được chúng tôi biến thành thực tế thông qua cách thức tổ chức chuyên nghiệp.

Tại đây, lực lượng nhân sự luôn đầy đủ, được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Bạn sẽ không cần phải lo lắng về chất lượng hay tiến độ làm việc! Hãy đến ngay với Đất Việt Event để cảm nhận sự khác biệt trong phong cách làm việc.

Đất Việt Event cam kết mang lại dịch vụ chất lượng, uy tín

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, phường 10, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0933 455 133
Email: duytri@datvietevent.com
Website: https://datvietevent.com/

Đọc thêm:

Chúng tôi hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn các thông tin cần thiết về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời. Để hạn chế tối đa sai sót không đáng có, hãy giao cho một đơn vị uy tín, chuyên tổ chức sự kiện tại Hồ Chí Minh như Đất Việt Event. Hãy kết nối với chúng tôi sớm để hiện thực hóa những ý tưởng tuyệt vời của bạn nhé!