8 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không khó nhưng để đạt được mục tiêu đặt ra cũng như gay được tiếng vang lớn bạn sẽ phải có nhiều sự chuẩn bị. Một sự kiện được tổ chức sẽ do rất nhiều những hạng mục được chuẩn bị kỹ lưỡng. Bởi vậy thông qua 8 bước tổ chức event sẽ giúp cho mọi doanh nghiệp có được một sự kiện hoàn hảo nhất.

Nghiên cứu sự kiện

Một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là nghiên cứu sự kiện. Việc nghiên cứu rất quan trọng bởi chúng sẽ giúp bạn hiểu được hết về sự kiện, hiểu về mục tiêu cần đạt được. Trong quá trình nghiên cứu bạn sẽ phải chú ý đến rất nhiều vấn đề như: Chủ đề, mục tiêu, thông điệp, khách mời và đối tượng tham gia, thời gian, chi phí, sản phẩm/dịch vụ.

Sự kiện thành công cần phải được nghiên cứu kỹ

Xây dựng chủ đề

Chủ đề đối với một sự kiện vô cùng quan trọng bởi đây chính là yếu tố giúp cho sự kiện trở nên có điểm nhấn và nổi bật hơn. Việc xây dựng chủ đề thành công chính là kết quả của quá trình nghiên cứu chuẩn xác và lâu dài. Chính vì vậy nếu như đã có sự nghiên cứu nghiêm túc bạn chắc chắn sẽ có được một chủ đề sự kiện hoàn hảo nhất.

Sự kiện càng có chủ đề mới lạ sẽ càng mang đến nhiều giá trị tuyệt vời cho doanh nghiệp. Để có thể có được một chủ đề hoàn hảo bạn có thể cân nhắc một số yếu tố sau: Không gian và thời gian tổ chức, khảo sát thực tế. Đặc biệt doanh nghiệp có thể tham khảo những sự kiện quốc tế để từ đó có được một chủ đề hoàn hảo cho riêng mình.

Thiết kế kịch bản

Khi chủ đề đã được xác định chi tiết và rõ ràng thì bạn có thể xây dựng kịch bản cũng như kế hoạch tổ chức chi tiết. Kế hoạch và kịch bản càng chi tiết, càng rõ ràng và đầy đủ sẽ càng giúp cho sự kiện được tổ chức thành công. Trong quá trình xây dựng kịch bản, kế hoạch bạn cần xác định được rõ những vấn đề sau:

• Địa điểm tổ chức cần phải phù hợp với chủ đề chung để giúp sự kiện có được điểm nhấn hoàn hảo nhất.
• Thời gian tổ chức cần phải cân nhắc thật kỹ lưỡng bởi nếu như trùng với các ngày lễ lớn thì sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều.
• Xác định rõ ràng lại chủ đề của sự kiện để một lần nữa có thể giúp cho các hạng mục công việc đều hướng tới mục tiêu chung. Đây cũng là yếu tố mà các đơn vị tổ chức sự kiện cần phải lưu tâm để tránh khiến sự kiện được tổ chức lạc hướng.
• Xây dựng các kịch bản chi tiết về các chương trình nghệ thuật như trò chơi, văn nghệ…
• Thiết kế các sản phẩm truyền thông của sự kiện để có thể giúp sự kiện lan toả rộng rãi cũng như giúp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tốt hơn.
• Xác định rõ lai ngân sách để đảm bảo tránh được những phát sinh không đáng có.

Xây dựng kịch bản ấn tượng

Lên kế hoạch, kịch bản tổ chức chi tiết

Kế hoạch tổ chức sẽ phải chi tiết hoá các hạng mục để giúp cho sự kiện diễn ra thành công nhất. Nên tính toán đến các hạng mục chuẩn bị, nhân sự, ngân sách và rủi ro. Thông qua đó sẽ giúp bạn sớm có được một sự kiện hoàn hảo đến từng chi tiết.

Thực hiện công việc 

Khi đã có được kịch bản tổ chức chi tiết thì cần thực hiện các công việc theo đúng kế hoạch. Bạn có thể liên hệ những đơn vị, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp chương trình vận hành được hiệu quả nhất.

Dàn dựng sự kiện

Phần dàn dựng sự kiện cũng cần được chuẩn bị tốt nhất để làm tiền đề giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Nên xây dựng sẵn checklist công việc để giúp việc dàn dựng được hiệu quả, đầy đủ nhất.

Thực hiện chương trình

Khi đã có được kế hoạch và dàn dựng đúng theo kịch bản thì chương trình sẽ được thực hiện đúng như vậy. Trong quá trình sự kiện được diễn ra thì bạn cần phải giám sát, kiểm tra lại các hạng mục công việc. Điều này sẽ giúp cho sự kiện có thể diễn ra đúng như mong muốn cũng như hạn chế được tối đa những rủi ro có thể xảy ra.

Xây dựng kịch bản ấn tượng

Kết thúc sự kiện

Sự kiện diễn ra theo đúng kịch bản có nghĩa là đã thành công. Khi đó bạn cũng cần nhìn nhận lại công tác tổ chức để đảm bảo có thể rút ra được nhiều kinh nghiệm. Thông qua đó cũng giúp cho việc tổ chức sự kiện về sau được thành công hơn rất nhiều.

Hiện nay Đất Việt Event là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được đánh giá cao về chất lượng. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Đất Việt Event sẽ giúp các doanh nghiệp có được sự kiện hoàn hảo nhất, độc đáo nhất và mang đến nhiều giá trị tuyệt vời cho doanh nghiệp, tổ chức.

Tham khảo dịch vụ sự kiện khác của Đất Việt Event:

• Dịch vụ tổ chức ngày hội gia đình
• Dịch vụ tổ chức khởi công – động thổ
• Dịch vụ tổ chức Teambuilding