Quy trình tổ chức sự kiện trong 8 bước hay nhất năm 2022

Tổ  chức sự kiện là một trong những hoạt động được các doanh nghiệp tổ chức hàng năm. Nó không chỉ để mọi người thư giãn, thoải mái hơn mà còn là đế hết nối các thành viên với nhau. Vậy quy trình tổ chức sự kiện như thế nào để sự kiện được thành công hơn. Cùng theo dõi bài viết hôm nay của Đất Việt Event để có câu trả lời nhé!

Tổ chức sự kiện trong tiếng Anh là gì?

Trong tiếng Anh, tổ chức sự kiện có nghĩa là Event Management hoặc Event Organization. Định nghĩa về tổ chức sự kiện rất rộng và bao quát. Nó là một hoạt động tổ chức cho những sự kiện của nhiều ngành nghề khác nhau như du lịch, văn hóa, thương mại,… Để chương trình thành công bạn phải lên quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết, tỉ mỉ và có phương án lường trước những rủi ro.

Tổ chức sự kiện trong tiếng Anh là gì?

Một số thuật ngữ chuyên ngành tổ chức sự kiện:

• Event coordinator: Điều phối viên tổ chức sự kiện
• Agency: Các công ty cung cấp về dịch vụ truyền thông
• Supplier: Nhà cung cấp
• Celebrity hoặc Celeb (Việt Nam thường gọi tắt là Celeb): Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng
• Backstage: Hậu trường, phía sau sân khấu
• Master Plan: Kế hoạch sự kiện tổng thể
• Event Agenda: Kịch bản chương trình
• Proposal: Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình.
• Rehearsal: Tổng duyệt, chạy thử chương trình.
• Stage platform: Sàn sân khấu
• Deadline: Thời hạn hoàn thành sự kiện
• Exhibition: Triển lãm
• Master of the Ceremonies: Người dẫn chương trình
• Feedback: Thông tin phản hồi của khách hàng
• Gala dinner: Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối
• Guest: Khách tham dự sự kiện
• In house hoặc in door event: Sự kiện trong nhà
• Out house hoặc outdoor event: Sự kiện ngoài trời
• Event flow: kịch bản chương trình
• Wings: Cánh gà sân khấu
• Schedule: Tiến độ
• Spot Light: Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người biểu diễn
• Audio Visual aids: Phụ kiện nghe nhìn, phim, máy chiếu
• AV system (Audio Visual System): Hệ thống âm thanh, ánh sáng
• Delegate: Đại biểu, khách VIP
• Stage Hand: Người làm việc ở hậu trường. Ví dụ: Setup đạo cụ biểu diễn, cảnh sân khấu.
• Event venue: Địa điểm tổ chức sự kiện
• VAT: Thuế giá trị gia tăng (10%)
• Hidden cost: Chi phí ngầm

Đất Việt Event là công ty tổ chức sự kiện teambuilding

Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng với nhiều doanh nghiệp. Không chỉ kết nối nhân viên, nhận diện thương hiệu mà còn là cách để bán sản phẩm và tăng lợi nhuận cho công ty.

• Tiếp thị, truyền thông, quảng bá hình ảnh cho thương hiệu
• Tạo được niềm tin và sự ấn tượng cho khách hàng
• Giúp khách hàng biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hơn
• Mở rộng số lượng khách hàng , tăng doanh thu và lợi nhuận
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
• Kết nối nhân viên với nhau
• Quy trình tổ chức sự kiện rõ ràng sẽ mang đến niềm vui, giảm bớt căng thẳng cho người tham gia

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất

Quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công của một chương trình sự kiện. Mỗi loại hình tổ chức sự kiện khác nhau sẽ có quy mô và tính chất cũng như vai trò mục đích khác nhau. Sau đây, Đất Việt Event sẽ gợi ý cho bạn 8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất. Các bước tổ chức sự kiện như sau:

Xác định thông tin sự kiện

Xác định thông tin sự kiện là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Bởi nó mang tính quyết định đến kế hoạch, ý tưởng của chương trình.

• Loại hình, quy mô tổ chức sự kiện như thế nào?
• Mục đích tổ chức sự kiện
• Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện
• Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
• Ngân sách tổ chức sự kiện

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Linh hồn của sự kiện chính là ý tưởng tổ chức sự kiện. Ý tưởng càng thú vị, mới lạ, khác biệt thì càng gây được ấn tượng mạnh mẽ với những người tham gia. Ý tưởng chi chương trình sự kiện có thể là:

• Ý tưởng tổ chức sự kiện Pool party
• Ý tưởng tổ chức sự kiện tại bãi biển
• Ý tưởng tổ chức sự kiện lễ trao giải
• Ý tưởng tổ chức sự kiện dạ tiệc sang trọng
• Ý tưởng tổ chức sự kiện tiệc teabreak
• Ý tưởng tổ chức sự kiện bữa tiệc ánh sáng
• Ý tưởng tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
• Ý tưởng tổ chức sự kiện ca nhạc
• Ý tưởng tổ chức sự kiện team building kết hợp với galadinner

Lên kịch bản chương trình sự kiện

Để sự kiện thành công thì kịch bản tổ chức sự kiện cũng là một phần rất quan trọng. Trong quy trình tổ chức sự kiện cần đưa ra được kịch bản lôi cuốn, hấn dẫn từ đầu tới cuối. Bên cạnh đó cần đưa ra những tình huống rủi ro để có cách giải quyết và dự trù trước linh hoạt nhất.

• Kịch bản khai trương
• Kịch bản ra mắt sản phẩm mới
• Kịch bản tri ân khách hàng
• Kịch bản tất niên
• Kịch bản MC

Lập bảng phân chia nhân sự

Chương trình sự kiện diễn ra một cách trơn tru, suôn sẻ thì cần phân công công việc một cách cụ thể. Nhân sự cần phải phù hợp với yêu cầy và có trách nhiệm vụ được giao. Ban tổ chức cần sắp xếp và phân công một cách chi tiết và cẩn thận nhất để mọi công việc được hoàn thành một cách tốt nhất.

Dàn dựng sự kiện

Bước 5 của quy trình tổ chức sự kiện đó chính là dàn dựng sự kiện trước 1-2 ngày diễn ra sự kiện. Điều này có thể kiểm soát được những sự cố rủi ro có thể xảy ra đề ban tổ chức điều chỉnh sao cho hợp lí nhất. Mỗi nhân sự được giao nhiệm vụ cần có sự nhiệt huyết và trách nhiệm với công việc của mình.

• Dàn dựng sân khấu
• Chuẩn bị âm thanh ánh sáng
• Thuê MC, PG, PB, nhóm nghệ thuật
• Xin giấy phép tổ chức sự kiện
• Gửi thiệp mời đến khách hàng
• Truyền thông, quảng bá

Tiến hành tổ chức sự kiện

• Đón tiếp khách mời, checkin
• Khai mạc sự kiện
• Quản lí nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản
• Tổ chức phục vụ ăn uống
• Hỗ trợ tổ chức các hoạt động như trò chơi, bốc thăm trúng thưởng,…

Kết thúc sự kiện

Tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện là sau khi kết thúc chương trình và khách mời ra về hết. Đội ngũ nhân viên cần thu dọn rác và vật dụng, trang thiết bị. Cuối cùng là bàn giao địa điểm tổ chức.

Tổng kết, quyết toán chi phí và đánh giá

Sau sự kiện, ban tổ chức cần tiến hành quyết toán chi phí của sự kiện. Chi trả phí cho các đối tác và nhà cung cấp dịch vụ sự kiện. Sau đó, đưa ra những tổng kết và đánh giá dành cho những người tham gia sự kiện. Từ đó rút ra được những thiếu sót để lấy kinh nghiệm cho những đợt sau.

Tổng kết, quyết toán chi phí và đánh giá

Kết luận

Trên đây là toàn bộ bài chia sẻ về quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đất Việt Event hi vọng bạn sẽ có những thông tin hay và bổ ích về cách tổ chức sự kiện, Chúc cho bạn thành công trong các sự kiện sắp tới. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề này hãy liên hệ ngay cho Đất Việt Event để được được tư vấn và hỗ trợ 24/7 nhé!

Thông tin liên hệ:

Đất Việt Event – đơn vị tổ chức sự kiện tại TP.HCM

• Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, phường 10, quận Gò Vấp, TP.Hồ Chí Minh.
• Tổng đài miễn phí: 1800 6700
• Hotline: 0933 455 133 (Mr. Duy Trí)
• Mail: ductri@datvietevent.com
• Website: datvietevent.com