Tổ Chức Sự Kiện Online Thành Công Cần Chuẩn Bị Những Gì?

tổ chức sự kiện online

Tổ chức sự kiện online là một trong những giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện trực tuyến hiệu quả? Để Đất Việt Event bật mí cho bạn cần chuẩn bị những gì để đem lại kết quả tốt khi tổ chức sự kiện trực tuyến nhé.

Tổ chức sự kiện online là gì?

Hiện nay tổ chức sự kiện online đang được sự quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp. Đây cũng là sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp. Bởi lẽ khi tổ chức các sự kiện trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rất nhiều chi phí và thời gian.

tổ chức sự kiện online

Tổ chức sự kiện trực tuyến.

Sự kiện online chính là sự kiện mà người tham dự không cần trực tiếp đến địa điểm tổ chức sự kiện. Người tham dự sẽ tham gia sự kiện thông qua nền tảng trực tuyến. Mọi người có thể kết nối, tương tác với nhau qua màn hình của laptop, TV, điện thoại, ipad.

Tại sao nên tổ chức sự kiện online?

Hiện nay, tổ chức sự kiện online là giải pháp vô cùng phổ biến. Bởi chúng có rất nhiều ưu điểm vượt trội so với phương pháp tổ chức sự kiện truyền thống. Dưới đây là những lợi thế khi tổ chức sự kiện trực tuyến:

tổ chức sự kiện online

Tổ chức sự kiện theo hình thức trực tuyến sẽ giúp tiết kiệm nhiều khoản chi phí và thời gian.

  • Khả năng tiếp cận, tương tác cao: Có lẽ đây chính là ưu điểm vượt trội nhất khi tổ chức sự kiện trực tuyến. Bởi bạn ở bất kỳ nơi nào cũng có thể tham dự. Ngoài ra phương pháp này còn không hạn chế người tham dự so với phương pháp truyền thống.
  • Tối ưu các khoản chi phí: Tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn. Các khoản phí như địa điểm tổ chức, ăn uống,… sẽ được cắt giảm đáng kể.
  • Truyền thông hiệu quả hơn: Khi tổ chức sự kiện trực tuyến tốt sẽ lan tỏa sức hút tốt trên các kênh truyền thông trực tuyến. Giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu rộng rãi hơn nữa.
  • Hạn chế những trường hợp rủi ro, phát sinh như: Thời tiết xấu, dịch bệnh,… gây ảnh hưởng đến sự kiện. Chắc chắn đây là phương pháp thay thế hiệu quả, an toàn.

Cần chuẩn bị những gì khi tổ chức một sự kiện online

Để sự kiện có thể diễn ra thành công, mang đến hiệu quả cao. Bạn cần chuẩn bị trang thiết bị cẩn thận, lên kế hoạch, kịch bản chi tiết cho sự kiện online.

tổ chức sự kiện online

Cần chuẩn bị những gì khi tổ chức sự kiện trực tuyến.

Có nền tảng tổ chức sự kiện

Đầu tiên, trước khi tổ chức sự kiện online bạn chuẩn bị nền tảng tổ chức sự kiện. Bạn nên lựa chọn những nền tảng tổ chức sự kiện sao cho phù hợp, đáp ứng tốt nhu cầu của sự kiện.

Để có thể chọn được nền tảng thích hợp nhất, hãy tự hỏi chính mình những câu hỏi sau:

  • Tiêu chí chọn nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến cho mình? Hệ thống đăng ký trước, tính bảo mật, hệ thống bán vé, nội dung web hoặc thiết bị di động, tính năng kiếm tiền.
  • Nền tảng đó có sử dụng được trên thiết bị di động không?
  • Nền tảng đó có sử dụng miễn phí không?
  • Những tính năng trên nền tảng đó có phù hợp, tiện ích với sự kiện của mình không?
  • Nền tảng đó có những chính sách hỗ trợ khách hàng chu kỳ đầy đủ không?

Chuẩn bị trước một sự kiện trực tuyến

tổ chức sự kiện online

Cần có sự chuẩn bị trước cho sự kiện online.

Khi tổ chức sự kiện bạn phải lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Xác định rõ mục tiêu và mục đích tổ chức sự kiện. Hãy lên kế hoạch để đáp ứng tốt nhu cầu của tệp khách hàng bạn hướng tới.

Để có thể chuẩn bị cho sự kiện được diễn ra tốt nhất, bạn hãy tìm ra những câu trả lời cho câu hỏi này nhé:

  • Đối tượng, khách hàng mục tiêu của bạn là ai?
  • Bạn sẽ tổ chức sự kiện trực tuyến này trên nền tảng nào?
  • Bạn sẽ tổ chức sự kiện này như thế nào?
  • Bạn đã có kế hoạch dự phòng cho những sự cố xảy ra, những trường hợp phát sinh chưa?
  • Nhân viên của bạn đã nắm bắt tốt và sẵn sàng cho sự kiện trực tuyến chưa?
  • Bạn mong muốn người tham dự sự kiện có những trải nghiệm như thế nào khi tham gia?
  • Bạn có muốn người tham dự tương tác, kết nối, chia sẻ với sự kiện của mình không?
  • Phải chăng đây chính là cơ hội tốt để quảng bá hình ảnh thương hiệu của mình?
  • Bạn muốn người tham dự nhận được gì từ sự kiện này?

Gửi lời mời 

Tiếp đến, bạn có thể gửi lời mời tham dự thông qua các công cụ, dịch vụ trực tuyến. Vừa có thể tiết kiệm chi phí, vừa chuyển giao nhanh chóng, thân thiện với môi trường. Ngoài ra, bạn còn có thể tự thiết kế thiệp mời ấn tượng, phù hợp với chủ đề của sự kiện.

Một số ứng dụng còn có thể thêm liên kết đến nền tảng đăng ký sự kiện trực tuyến. Nói chung, gửi lời mời trực tuyến rất tiện ích và hiệu quả.

Chuẩn bị chương trình làm việc và lịch trình

Lên lịch trình, kế hoạch cụ thể, chi tiết cho sự kiện. Để sự kiện trở nên thu hút, thành công, hấp dẫn hơn, hãy lập kế hoạch sát với thực tế.

Đây chính là giai đoạn vô cùng quan trọng đối với sự kiện. Bạn nên chuẩn bị thêm những phương án dự phòng để giải quyết tốt những sai sót, sự cố bất ngờ xảy ra.

Xác định được mục tiêu của sự kiện trực tuyến

Khi tổ chức sự kiện online bạn phải xác định rõ ràng mục tiêu mình mong muốn đạt được. Từ đó, hãy cố gắng hết mình để hoàn thành xuất sắc mục tiêu.

Khi xác định được mục tiêu, hãy đảm bảo chúng có thể đáp ứng tốt mục tiêu SMART. SMART ở đây chính là viết tắt của cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời.

Mời quản lý và diễn giả của sự kiện

tổ chức sự kiện online

Mời diễn giả phù hợp với sự kiện của mình.

Khi mời diễn giả bạn nên chú ý mời diễn giả có sự cuốn hút, khả năng hùng biện hay, kể chuyện, chia sẻ hấp dẫn. Khi quản lý diễn giả sự kiện của bạn, hãy đảm bảo tốt đến vấn đề internet, âm thanh, chất lượng hình ảnh.

Bạn nên hướng dẫn, hỗ trợ diễn giả của mình làm quen với nền tảng tổ chức sự kiện của mình. Nếu họ ở nước khác, bạn phải chú trọng lựa chọn múi giờ sao cho phù hợp, thuận tiện nhất.

Chọn host cho sự kiện online

Lựa chọn host cho sự kiện của mình là một vấn đề vô cùng quan trọng. Do đó, hãy lựa chọn thật kỹ để tìm được người phù hợp và tiềm năng. Bạn có thể tham khảo một số tiêu chí này khi lựa chọn host: tham khảo đánh giá của khách hàng khác, tính cách, bản lĩnh, phong cách, khả năng tương tác, giao tiếp,…

Ngày và giờ diễn ra sự kiện

Khi tổ chức sự kiện trực tuyến, việc chọn ngày và giờ phù hợp cũng là một điều cần thiết. Khi đó, bạn hãy sắp xếp sự kiện dựa trên lịch trình của người tham dự, hãy thực hiện một khảo sát, nghiên cứu nhỏ. Đảm bảo sự kiện được diễn ra vào hợp lý, tránh trùng với một số sự kiện quan trọng khác.

Đó là những thông tin về tổ chức sự kiện online mà Đất Việt Event muốn gửi đến bạn. Mong rằng đây là thông tin hữu ích đối với bạn. Nếu bạn còn thắc mắc gì hãy liên hệ ngay với Đất Việt Event để được tư vấn, hỗ trợ hết mình nhé.