Thuê PG sự kiện theo giờ hay theo ngày có lợi hơn?
Thuê PG theo giờ hay theo ngày có lợi hơn sẽ phụ thuộc vào thời gian tổ chức và khối lượng công việc thực tế. Nếu chỉ cần nhân sự trong vài giờ để check-in, đón khách, phát quà hoặc hỗ trợ khai trương, thuê theo giờ hoặc theo ca thường hợp lý hơn. Với chương trình kéo dài, có nhiều đầu việc liên tục, thuê theo ngày sẽ thuận tiện hơn khi bố trí và kiểm soát nhân sự.
Vì vậy, khi thuê PG sự kiện, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh đơn giá ban đầu mà cần xem PG sẽ làm gì, làm trong bao lâu và chương trình có khả năng kéo dài hay không.
PG sự kiện thường được tính chi phí theo những hình thức nào?
Không phải chương trình nào cũng áp dụng cùng một cách tính. Tùy thời lượng và yêu cầu công việc, dịch vụ PG có thể được bố trí theo giờ, theo ca hoặc theo ngày.
Tính theo giờ hoặc theo ca
Hình thức này phù hợp khi thời gian sử dụng PG tương đối rõ. Chẳng hạn, doanh nghiệp chỉ cần nhân sự trong một khung giờ để đón khách, check-in, phát sampling, hỗ trợ tại booth hoặc phục vụ một phần của chương trình.
Điểm thuận lợi là không phải bố trí PG trong khoảng thời gian không thực sự cần thiết. Tuy nhiên, nếu sự kiện bắt đầu trễ hoặc kéo dài hơn dự kiến, doanh nghiệp nên lưu ý trước cách tính phần thời gian phát sinh.
Tính theo ngày làm việc
Với hội nghị, triển lãm, activation hoặc lễ ra mắt có lịch trình kéo dài, bố trí PG theo ngày thường thuận tiện hơn.
PG có thể đồng hành xuyên suốt từ lúc đón khách, hướng dẫn khu vực, hỗ trợ hoạt động cho đến khi chương trình kết thúc. Việc sử dụng cùng một nhóm nhân sự cũng giúp hạn chế tình trạng thay đổi người giữa chương trình và thuận lợi hơn khi phối hợp với ban tổ chức.
Dịch vụ thuê PG sự kiện (Ảnh sưu tầm)
Những khoản nào thực sự ảnh hưởng đến chi phí thuê PG?
Thời gian làm việc là yếu tố quan trọng nhưng không phải yếu tố duy nhất quyết định chi phí thuê PG sự kiện. Báo giá thực tế còn phụ thuộc vào nhiều yêu cầu của chương trình, chẳng hạn:
- Số lượng PG: chương trình có nhiều khu vực hoặc lượng khách lớn thường cần nhiều nhân sự hơn.
- Nội dung công việc: check-in, đón khách, phát quà, giới thiệu sản phẩm hay hỗ trợ sân khấu sẽ có yêu cầu khác nhau.
- Kỹ năng của nhân sự: một số chương trình cần PG có khả năng giao tiếp tốt, ngoại ngữ hoặc kinh nghiệm làm việc tại sự kiện.
- Trang phục: sử dụng đồng phục có sẵn hay cần chuẩn bị trang phục riêng cho chương trình.
- Địa điểm tổ chức: khoảng cách di chuyển, thời gian tập trung và điều kiện làm việc cũng có thể ảnh hưởng đến phương án nhân sự.
- Thời gian chờ và phát sinh: nếu chương trình trễ giờ hoặc kéo dài, tổng thời gian làm việc thực tế sẽ thay đổi.
Do đó, hai sự kiện cùng thuê 10 PG chưa chắc có mức chi phí giống nhau. Một chương trình chỉ cần nhân sự check-in trong vài giờ sẽ khác với chương trình yêu cầu PG làm việc xuyên suốt cả ngày.
Hỗ trợ tư vấn chi phí thuê PG sự kiện (Ảnh sưu tầm)
Các trường hợp phù hợp với từng hình thức thuê PG sự kiện
Không cần mặc định sự kiện nhỏ phải thuê theo giờ còn sự kiện lớn phải thuê theo ngày. Yếu tố nên xem xét trước tiên là PG thực sự cần có mặt trong bao lâu và công việc có diễn ra liên tục hay không.
Thuê theo giờ hoặc theo ca phù hợp với những hoạt động có thời gian tương đối cố định như check-in hội nghị, khai trương, phát sampling, hỗ trợ booth hoặc đón khách trong một khung giờ cụ thể.
Trong khi đó, thuê theo ngày phù hợp hơn khi PG phải làm nhiều nhiệm vụ liên tục trong hội nghị, triển lãm, activation, lễ ra mắt sản phẩm hoặc các chương trình kéo dài nhiều khung giờ.
| Tiêu chí | Thuê theo giờ/ca | Thuê theo ngày |
| Thời lượng | Ngắn, tương đối cố định | Kéo dài nhiều giờ |
| Công việc | Một hoặc vài nhiệm vụ cụ thể | Nhiều nhiệm vụ xuyên suốt |
| Phù hợp | Check-in, sampling, khai trương, booth | Hội nghị, triển lãm, activation, lễ ra mắt |
| Kiểm soát chi phí | Tốt khi thời gian ngắn | Thuận tiện với chương trình dài |
| Khả năng phát sinh | Cần lưu ý nếu vượt giờ | Ít phụ thuộc vào từng giờ làm việc hơn |
Đất Việt Event hỗ trợ nhân sự và thiết bị sự kiện như thế nào?
Bên cạnh PG, Đất Việt Event còn có thể hỗ trợ các nhóm nhân sự phục vụ chương trình như PB, MC, ca sĩ cùng nhiều hạng mục phục vụ tổ chức sự kiện. Việc kết hợp nhân sự và thiết bị trong cùng kế hoạch giúp quá trình bố trí các khu vực đón khách, sân khấu và hoạt động trong chương trình thuận tiện hơn.
Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể kết hợp thêm sân khấu, bục phát biểu, màn hình LED, backdrop, âm thanh ánh sáng, bàn ghế, thảm trải sàn, cổng hơi cùng nhiều vật dụng và thiết bị event khác.
Thuê PG sự kiện (Ảnh sưu tầm)
Không có một phương án thuê PG theo giờ hay theo ngày phù hợp cho tất cả chương trình. Muốn tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần xác định đúng số lượng nhân sự, nhiệm vụ và thời gian sử dụng ngay từ đầu.
Nếu đang chuẩn bị hội nghị, khai trương, triển lãm hoặc một chương trình cần nhiều hạng mục phối hợp. Liên hệ Đất Việt Event qua hotline 0981 814 070 để được tư vấn phương án nhân sự phù hợp với lịch trình, hạn chế phát sinh và chủ động ngân sách ngay từ khâu chuẩn bị.
Đất Việt Event
>>> Xem tham khảo thêm:
