Thuê thiết bị sự kiện riêng lẻ hay trọn gói tiết kiệm hơn?

Khi chuẩn bị sự kiện, thuê riêng từng thiết bị thường tạo cảm giác dễ kiểm soát ngân sách hơn. Tuy nhiên, chi phí thực tế còn phụ thuộc vào vận chuyển, lắp đặt, kỹ thuật và khả năng phối hợp giữa các hệ thống.

Vì vậy, khi tìm dịch vụ thuê thiết bị sự kiện, doanh nghiệp nên so tổng chi phí triển khai thay vì chỉ nhìn giá từng hạng mục.

Thuê riêng lẻ hay trọn gói – phương án nào phù hợp hơn?

Không có phương án nào luôn tiết kiệm hơn trong mọi trường hợp. Nếu doanh nghiệp chỉ thiếu một vài thiết bị và địa điểm tổ chức đã có sẵn phần lớn hệ thống, thuê bổ sung từng hạng mục thường dễ kiểm soát ngân sách hơn. Ngược lại, khi sân khấu, LED, âm thanh và ánh sáng phải phối hợp cùng nhau, lựa chọn trọn gói có thể thuận tiện hơn trong khâu vận chuyển, lắp đặt và vận hành.

Có thể hiểu đơn giản:

• Thuê riêng: phù hợp khi cần bổ sung một số thiết bị cụ thể.
• Thuê trọn gói: phù hợp khi nhiều hạng mục phải hoạt động đồng bộ trong cùng chương trình.

Phòng hội nghị bố trí bàn ghế, khu vực sân khấu (Ảnh sưu tầm)

Khi nào nên thuê riêng lẻ, khi nào nên thuê thiết bị sự kiện trọn gói?

So sánh thuê riêng lẻ và thuê thiết bị sự kiện trọn gói

Nhìn chung, thuê riêng phù hợp hơn khi địa điểm đã có sẵn phần lớn thiết bị và doanh nghiệp chỉ cần bổ sung một vài hạng mục. Ví dụ, hội thảo đã có hệ thống âm thanh nhưng cần thêm màn hình LED thì không nhất thiết phải thuê lại toàn bộ hệ thống.

Ngược lại, với Year End Party, Gala Dinner hoặc chương trình cần đồng thời sân khấu, LED, âm thanh và ánh sáng, phương án trọn gói thường thuận tiện hơn nhờ giảm số đầu mối vận chuyển, lắp đặt và kỹ thuật cần phối hợp

Vì vậy, khi so sánh hai báo giá, nên đặt chúng trong cùng một phạm vi công việc thay vì chỉ nhìn con số cuối cùng.

Thiết kế sân khấu đèn led thiết bị trọn bộ (Ảnh sưu tầm)

Chi phí thuê thiết bị sự kiện thực tế gồm những gì?

Chi phí thuê thiết bị sự kiện không chỉ nằm ở tiền thuê loa, LED hay sân khấu. Khi kiểm tra báo giá, doanh nghiệp nên lưu ý thêm:

• Thiết bị: sân khấu, LED, loa, micro, ánh sáng, bàn ghế và các hạng mục liên quan.
• Vận chuyển: giao thiết bị đến địa điểm và thu hồi sau chương trình.
• Lắp đặt – tháo dỡ: nhân công triển khai và kiểm tra hệ thống.
• Kỹ thuật viên: nhân sự phụ trách âm thanh, ánh sáng, LED hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
• Phụ kiện: mixer, bộ điều khiển, dây tín hiệu, truss và vật tư đi kèm.
• Tổng duyệt: thời gian kiểm tra và chạy thử chương trình.
• Ngoài giờ: khoản phát sinh nếu thời gian lắp đặt, sự kiện hoặc tháo dỡ kéo dài hơn thỏa thuận.
• Nguồn điện: hệ thống điện bổ sung hoặc máy phát nếu địa điểm không đáp ứng.
• Phí phát sinh từ địa điểm: phí loading, phí đưa thiết bị bên ngoài vào hoặc chi phí thi công nếu venue áp dụng.
• Dự phòng: thiết bị thay thế hoặc nhân sự xử lý khi xảy ra sự cố.

Để hình dung rõ hơn về chi phí, một số đơn vị cho thuê thiết bị tại TP.HCM hiện công bố gói âm thanh – ánh sáng cho hội nghị hoặc workshop quy mô nhỏ khoảng 3 – 6 triệu đồng/ngày, tùy cấu hình và phạm vi dịch vụ. Với chương trình có quy mô lớn hơn hoặc cần nhiều thiết bị phối hợp, chi phí có thể tăng đáng kể.

Vì vậy, khi so sánh báo giá, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào giá thuê từng thiết bị mà cần kiểm tra các khoản đã bao gồm như vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ và nhân sự kỹ thuật để xác định tổng chi phí thực tế.

Hệ thống đèn gắn trên khung truss (Ảnh sưu tầm)

Nên thuê riêng hay trọn gói theo từng loại sự kiện?

Tùy quy mô, địa điểm và số lượng thiết bị cần sử dụng, mỗi loại sự kiện sẽ phù hợp với hình thức thuê khác nhau. Doanh nghiệp có thể tham khảo theo từng trường hợp dưới đây.

Year End Party, Gala Dinner

Year End Party và Gala Dinner thường cần nhiều hạng mục hoạt động đồng thời như sân khấu, màn hình LED, âm thanh, ánh sáng, backdrop và thiết bị phục vụ các tiết mục biểu diễn. Vì vậy, thuê thiết bị sự kiện trọn gói thường phù hợp hơn, đặc biệt với chương trình có quy mô vừa và lớn.

Khi các hạng mục được triển khai bởi cùng một đơn vị, quá trình vận chuyển, lắp đặt, tổng duyệt và vận hành trong chương trình cũng thuận tiện hơn, hạn chế việc phải phối hợp nhiều nhà cung cấp.

Hội nghị – hội thảo

Nếu khách sạn hoặc trung tâm hội nghị đã có sẵn âm thanh, micro, bàn ghế và thiết bị trình chiếu, doanh nghiệp có thể chỉ thuê bổ sung những thiết bị còn thiếu như màn hình LED, bục phát biểu hoặc thiết bị livestream.

Ngược lại, với hội nghị có nhiều diễn giả, LED kích thước lớn, livestream, quay phim hoặc khu vực check-in riêng, phương án thuê theo cấu hình tổng thể sẽ giúp giảm khối lượng điều phối và thuận tiện hơn khi vận hành.

Khai trương, khánh thành và sự kiện ngoài trời

Các chương trình khai trương, khánh thành hoặc sự kiện ngoài trời thường phải bố trí nhiều hạng mục từ sân khấu, âm thanh, ánh sáng đến backdrop và bàn ghế. Địa điểm tổ chức cũng có thể không có sẵn cơ sở vật chất phục vụ sự kiện.

Trong trường hợp này, thuê trọn gói sẽ phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần nhiều thiết bị cùng lúc. Nếu chương trình nhỏ và chỉ thiếu một vài hạng mục như loa, bàn ghế hoặc cổng chào, thuê riêng vẫn có thể là lựa chọn hợp lý.

Teambuilding

Với chương trình teambuilding đơn giản, doanh nghiệp có thể thuê riêng đạo cụ, cổng hơi, loa hoặc các vật dụng cần thiết theo từng hoạt động để tránh thuê dư thiết bị.

Tuy nhiên, nếu teambuilding kết hợp khai mạc, sân khấu hoặc Gala Dinner, nên cân nhắc thuê nhiều hạng mục từ cùng một đơn vị. Cách này giúp việc vận chuyển, lắp đặt và vận hành tại hiện trường thuận tiện hơn.

Không gian tiệc cuối năm với sân khấu, đèn và bàn tiệc (Ảnh sưu tầm)

Đất Việt Event – Dịch vụ thuê vật dụng và thiết bị trọn gói

Nếu doanh nghiệp đang cần thiết bị cho teambuilding, hội nghị, Gala Dinner, Year End Party, khai trương, khánh thành hoặc các chương trình doanh nghiệp, Đất Việt Event có thể hỗ trợ từ những hạng mục riêng lẻ đến phương án kết hợp nhiều thiết bị theo nhu cầu thực tế.

Điểm nổi bật:

• Cung cấp nhiều nhóm thiết bị như sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng, backdrop và bàn ghế.
• Có vật dụng và dụng cụ phục vụ chương trình teambuilding.
• Hỗ trợ các hạng mục dành cho khai trương, khánh thành và sự kiện doanh nghiệp.
• Có thể lựa chọn thuê riêng từng thiết bị hoặc kết hợp nhiều hạng mục.
• Hỗ trợ lắp đặt và vận hành thiết bị tùy yêu cầu chương trình.

Không gian trang trí sự kiện với backdrop (Ảnh sưu tầm)

>>>Xem chi tiết tại: Cho thuê vật dụng Teambuilding

Thuê riêng từng thiết bị có thể phù hợp khi chương trình chỉ thiếu một vài hạng mục hoặc địa điểm đã có sẵn phần lớn hệ thống. Ngược lại, khi sự kiện cần nhiều thiết bị liên kết và yêu cầu cao về lắp đặt, kỹ thuật hay vận hành tại hiện trường, thuê thiết bị sự kiện trọn gói thường thuận tiện hơn trong việc kiểm soát chi phí và giảm số đầu mối cần phối hợp.

Nếu chưa xác định được nên thuê riêng hay trọn gói, doanh nghiệp có thể trao đổi nhu cầu với Đất Việt Event qua hotline 0981 814 070 để lựa chọn những hạng mục phù hợp, hạn chế tình trạng thuê thiếu hoặc thuê dư thiết bị.

Đất Việt Event

>>>Xem tham khảo thêm:

• Backdrop sự kiện: Nên thuê hay đặt làm mới?
• Tổ chức tiệc tất niên: Thiết kế timeline thế nào để cuốn hút?