Quy trình tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp 

Tổ chức hội thảo là một sự kiện đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp hiện nay và đây cũng dịp để doanh nghiệp thúc đẩy quá trình phát triển qua sự chia sẻ, tiếp thu những ý kiến từ các khách hàng, đối tác. Vậy để tổ chức một hội thảo thành công và chuyên nghiệp thì cần phải chuẩn bị những gì, quy trình tổ chức ra sao?… Cùng theo dõi những chia sẻ sau đây của Đất Việt Event để hiểu rõ hơn nhé.

Tổ chức hội thảo là gì?

Hội thảo là một sự kiện được các doanh nghiệp, công ty tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ giữa các khách hàng, các đối tác đồng thời đưa ra các chiến lược để phát triển công ty.

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội thảo là một cuộc gặp gỡ, tạo cơ hội giao lưu giữa các đối tác cùng chia sẻ về một vấn đề nào đó, thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến khách hàng và chia sẻ các kiến ngành nghề,.. Tổ chức hội thao cũng dịp để công ty duy trì các mối quan hệ hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đồng thời đây cũng hình thức để quảng bá hình ảnh của công ty đến với các cơ quan truyền thông, từ đó nâng cao giá trị hình ảnh của công ty.

Tổ chức hội thảo như thế nào?

Để có thể tổ chức một hội thảo được thành công thì chúng ta cần xác định các yếu tố như:

• Tìm hiểu đối tượng tham gia hội thảo này là ai?
• Khách hàng mục tiêu mà hội thảo hướng tới?
• Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo
• Số lượng tham gia và dự kiến chi phí cho việc tổ chức hội thảo
• Lên kịch bản cho quy trình tổ chức hội thảo.

Quy trình để tổ chức một hội thảo thành công 

Xác định mục tiêu, đối tượng và chủ đề của hội thảo

Để có một hội thảo thành công, trước hết phải tìm hiểu các thông tin về buổi hội thảo như:

• Mục tiêu, chủ đề của hội là gì để khách mời hiểu được họ đang tham gia vào chủ đề gì, để chuẩn bị trước và bám sát vào chủ đề của hội thảo
• Xác định các đối tượng tham gia vào hội thảo, những khách mời có sự quan tâm đến chủ đề của hội thảo
• Dự kiến số lượng khách mời để tìm địa điểm phù hợp

Xác định mục tiêu, đối tượng và chủ đề của hội thảo

Lên kế hoạch chi tiết về tổ chức hội thảo 

Sau khi xác định được các đối tượng và chủ đề của hội thảo, thì ban tổ chức phải có một bản kế hoạch chi tiết trước, trong và sau khi diễn ra hội thảo. Một bản kế hoạch đầy đủ cho hội thảo bao gồm:

• Mục tiêu, mục đích và chủ đề của hội thảo
• Kịch bản về nội dung chính sẽ diễn ra trong buổi hội thảo
• Xác định, thời gian địa điểm tổ chức hội thao
• Xác định số lượng khách mời tham gia
• Chi phí dự kiến
• Đơn vị phụ trách tổ chức hội thảo
• Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu  cần thiết cho buổi hội thảo
• Đưa ra các phương án dự phòng rủi ro

Lên kế hoạch chi tiết về tổ chức hội thảo

>>> Xem thêm: Tiệc Tất Niên Công Ty Là Gì? Cách Tổ Chức Tiệc Tất Niên Từ A Đến Z

Chuẩn bị cho hội thảo

Đây là bước khá quan trọng, nó giúp cho sự kiện của bạn tạo được ấn tượng cho khách mời tham dự hay không. Bạn cần chuẩn bị trước hội thảo:

• Ban tổ chức phải có mặt tại điểm địa tổ chức sự kiện để tiến hành setup, chuẩn bị không gian tổ chức: bàn ghế, sân khấu, treo banner, backdrop, … Đảm bảo các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, …. được hoạt động tốt sẵn sàng cho buổi hội nghị.
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm khác như: nước uống, đồ ăn nhẹ, …
• Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho buổi hội thảo, các sản phẩm quảng cáo cho doanh nghiệp.
• Phát thư mời cho các khách mời tham dự

Chuẩn bị cho hội thảo

Tổ chức hội thảo

• Tiến hành theo đúng kịch bản đã chuẩn bị
• Đón tiếp khách mời và đảm bảo các vấn đề an ninh
• Đảm bảo tốt các khâu kỹ thuật, các thiết bị điện tử
• Điều phối chương trình linh động khi có các vấn đề xảy ra, tránh làm gián đoạn đến thời gian tổ chức hội thảo.

Tổ chức hội thảo

Kết thúc chương trình hội thảo

• Bế mạc hội thảo
• Tặng quà lưu niệm cho các khách mời tham gia
• Ghi lại biên bản của hội thảo

Kết thúc hội thảo

Kết luận của hội thảo

• Đưa ra các kết luận, các kết quả đạt được sau buổi hội thảo.
• Đưa ra các kiến nghị về nội dung tổ chức hội thảo

Đánh giá kết quả của hội thảo

Tổng hợp lại những điều đã thực hiện được, những điều còn sai sót trong quá trình diễn ra hội thảo. Từ đó, rút ra các kinh nghiệm cho việc tổ chức các hội thảo lần sau.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện, tổ chức hội thảo, Đất Việt Event là đơn vị luôn có các mẫu kịch bản mới nhất. Và đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện cho các doanh nghiệp trên khắp cả nước. Cùng với đội ngũ sáng tạo, kinh nghiệm và nhiệt huyết, Đất Việt Event sẽ đem đến cho quý khách hàng một chương trình hội thảo chuyên nghiệp nhất và giá cả dịch vụ luôn đảm bảo tốt nhất thị trường

Đất Việt Event – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho các cá nhân, tổ chức

Trên đây là những gợi ý của Đất Việt Event về việc tổ chức hội thảo thành công, bạn có thể tham khảo và xây dựng một kịch bản tổ chức hội thảo tốt nhất cho doanh nghiệp mình. Nếu bạn đang tìm một đơn vị tổ chức sự kiện, tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thì liên hệ ngay với Đất Việt Event theo thông tin dưới đây:

• Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM
• Hotline: 0933 455 133 (Mr.Trí)
• Email: duytri@datvietevent.com

>>> Xem thêm: Ý nghĩa tiệc tất niên công ty, địa chỉ tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp, chi phí tốt