Những lưu ý quan trọng khi tổ chức lễ khởi công và động thổ

Các sự kiện tổ chức lễ khởi công và động thổ hiện nay được tổ chức rất nhiều. Việc tổ chức một lễ khởi công hay động thổ chắc chắn không hề đơn giản như những sự kiện thông thường khác. Bởi vậy mà để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, không gặp sự cố chắc chắn bạn sẽ phải trang bị cho mình những lưu ý khi tổ chức.

Lựa chọn thời gian bắt đầu chương trình phù hợp

Các lễ khởi công và động thổ thì việc lựa chọn thời gian bắt đầu chương trình hay thời gian cho buổi lễ cực kỳ quan trọng. Đây là một yếu tố mang tính tâm linh nên thông thường các sự kiện khởi công, động thổ thường sẽ lựa chọn những khung giờ phong thủy nhất với hy vọng mang đến nhiều may mắn, thành công cho công trình.

Chọn thời gian tổ chức lễ khởi công và động thổ phù hợp

Thời gian sẽ được lựa chọn dựa theo từng chương trình cụ thể. Chính vì vậy mà bạn cần có sự chuẩn bị từ sớm để có thể chuẩn bị cho các hạng mục tiếp theo được diễn ra trọn vẹn và trơn tru nhất.

Kiểm tra lại tài liệu và chuẩn bị vật dụng, công cụ cần có

Chương trình lễ khởi công và động thổ là một trong những sự kiện khác đặc biệt. Đối với sự kiện này thường có phần lễ và phần khởi công. Chính bởi vậy mà ngoài những tài liệu chuẩn bị cho phần lễ thì cũng cần có những dụng cụ hỗ trợ cho lễ khởi công. Thông thường ở phần hoạt động sẽ có cắt băng hoặc xúc cát. Đây là những hoạt động thông thường được tổ chức trong lễ động thổ và khởi công.

Kiểm tra lại tài liệu chương trình

Để chương trình diễn ra thành công thì bạn cần phải chuẩn bị tốt cho hai phần hoạt động đó. Với phần lễ thì cần phải đảm bảo có đầy đủ thông tin, hồ sơ và tài liệu. Với phần cắt băng/xúc cát thì cần phải có đầy đủ dụng cụ để giúp cho hoạt động diễn ra trọn vẹn nhất. Các vật dụng đều cần đảm bảo chất lượng tốt, đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng.

Chuẩn bị địa điểm tổ chức theo đúng kịch bản

Một trong những lưu ý quan trọng khi tổ chức lễ khởi công và động thổ chính là việc phải có sự chuẩn bị tốt cho địa điểm tổ chức. Thông thường những lễ khởi công, động thổ sẽ được tổ chức ngoài trời và ở một khoảng đất. Bởi vậy mà bạn cần phải có sự chuẩn bị mặt bằng để có thể làm sân khấu cũng như khu vực ngồi của khách mời.

Đặc biệt bạn cũng cần chuẩn bị những khu vực khác như: Khu vực để xe, khu vực cổng chào, khu vực đón tiếp, khu vực hậu cần, khu vực làm lễ sân khấu, khu vực nhà vệ sinh… Những khu vực này đều cần phải được lắp đặt chắc chắn, đảm bảo sự an toàn để không làm ảnh hưởng đến thời gian tổ chức sự kiện.

Chuẩn bị đầy đủ nhân sự cho sự kiện

Một sự kiện lễ động thổ, khởi công diễn ra thành công chắc chắn sẽ không thể thiếu những người hỗ trợ sự kiện. Họ chính là những người sẽ giúp sự kiện diễn ra thành công tốt nhất và hạn chế những sự cố xảy ra. Ở những vị trí, khu vực của chương trình đều cần có người hỗ trợ.

Chuẩn bị phương án dự phòng

Đặc biệt cần một bộ phận hỗ trợ đón tiếp khách mời để giúp họ có được vị trí ngồi tốt nhất. Ngoài ra đội ngũ nhân viên hỗ trợ cũng cần hoạt động trong suốt quá trình sự kiện diễn ra để đảm bảo không có những sự cố hay vấn đề nào xảy ra. Ở bất cứ khu vực nào cũng cần có người chốt trực. Do đó bạn cần có kế hoạch về số lượng nhân sự để tránh sự thiếu sót làm ảnh hưởng đến chương trình.

Có phương án dự phòng để giải quyết sự cố

Khi tổ chức lễ khởi công hay bất kỳ sự kiện động thổ nào cũng cần có một kịch bản dự phòng. Kịch bản dự phòng này chính là một phương án khác được thiết kế cho những sự cố tiềm ẩn có thể xảy ra. Việc có được một phương án dự phòng chi tiết, đầy đủ sẽ giúp cho chương trình diễn ra thuận lợi nhất.

Ngay từ khi xây dựng kịch bản chung của chương trình thì phải đồng thời xây dựng kịch bản dự phòng. Điều này sẽ giúp cho bạn có được sự chuẩn bị đầy đủ nhất để giải quyết mọi sự cố, vấn đề có thể xảy ra ở bất kỳ hạng mục nào trong sự kiện. Thông qua đó bạn cũng sẽ có được sự chủ động hơn và giúp chương trình thành công tốt đẹp.

Hiện nay Đất Việt Event là đơn vị chuyên tổ chức lễ khởi công và động thổ chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân sự chuyên môn tốt, giàu kinh nghiệm sẽ mang đến những sự kiện được tổ chức thành công với chi phí cực kỳ hợp lý và nhiều ưu đãi lớn. Hãy liên hệ ngay với Đất Việt Event để được tư vấn chi tiết nhất về việc tổ chức các sự kiện động thổ hay khởi công.

Xem thêm bài tham khảo:

• Quy trình tổ chức lễ động thổ chuyên nghiệp
• Mẫu bài phát biểu dành cho lễ khởi công – động thổ