Những lưu ý khi tổ chức Hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ gắn kết, tình cảm với khách hàng. Vậy làm thế nào để tổ chức một Hội nghị thành công và hiệu quả? Sau đây Đất Việt Event sẽ chia sẻ những kinh nghiệm cần lưu ý khi tổ chức Hội nghị khách hàng để các bạn cùng tham khảo.

1. Chuẩn bị trước khi hoạt động

Trước khi chương trình diễn ra bạn cần phải lập kế hoạch rõ ràng gồm: Các việc cần làm, phân công nhân lực phụ trách theo từng nhóm nhỏ, mọi công việc phải được tiến hành cẩn thận tỉ mỉ và phải được kiểm tra thường xuyên để tránh sai sót. Thông thường việc phân công nhân lực được chia thành 3 nhóm nhỏ như:

– Nhóm đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách

– Nhóm hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm…

– Nhóm lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.

2. Chọn và bố trí hội trường

Hội trường được lựa chọn nên có vị trí dễ tìm, có sức chứa phù hợp cũng như trang thiết bị hiện đại; việc bố trí hội trường phải thể hiện được đặc trưng của hội nghị.

3. Cần chuẩn bị đặt tiệc trước cho chương trình hội nghị

Khi doanh nghiệp có yêu cầu đặt tiệc cho hội nghị tri ân khách hàng thì việc bạn cần làm là liên hệ với nhà hàng để đặt tiệc trước khi chương trình diễn ra. Đây là sự kiện giúp cho hình ảnh của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng nên bữa tiệc mà bạn chuẩn bị cần phải tỉ mỉ, chu đáo, thức ăn phải ngon và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Như vậy, hình ảnh doanh nghiệp sẽ được quảng bá tốt hơn và mang lại thiện cảm đối với nhiều khách hàng.

4. Gửi giấy mời

Giấy mời phải được gửi cho khách hàng 7 ngày trước khi hội nghị diễn ra, nội dung giấy mời cần nêu rõ thời gian, địa điểm cũng như lợi ích của khách hàng khi đến với hội nghị.

5. Chuẩn bị quà tặng dành cho khách hàng

Hội nghị khách hàng là dịp để tri ân những khách hàng thân thiết đã từng hợp tác với doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị quà để cho doanh nghiệp tặng cho khách hàng nhằm giúp mối qua hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng trở nên gắn kết hơn.

6. Chuẩn bị các tài liệu quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp

Việc chuẩn bị các tài liệu quảng bá hình ảnh doanh nghiệp là rất quan trọng bởi đây là dịp để doanh nghiệp có thể thể hiện tiềm năng của mình cũng như kế hoạch sắp tới để khách hàng hiểu rõ hơn. Do đó, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan để quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp như: Tờ quảng cáo, clip giới thiệu,… Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị bút và quyển sổ hoặc giấy ghi lại danh sách khách mời đến tham dự.

7. Hoạt động sau chương trình

Sau khi hội nghị diễn ra, bạn cũng đừng quên gửi lời tri ân đến khách hàng và công bố hình ảnh của hội nghị. Đây là việc giúp cho khách hàng có thể ấn tượng hơn về doanh nghiệp cũng như dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty bạn.

Với đội ngũ nhân viên năng động và không ngừng sáng tạo, Đất Việt Event cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng những sự kiện hoàn hảo cùng ý tưởng mới lạ, nội dung đặc sắc nhất trong mỗi chương trình. Quý khách hãy liên hệ với chúng tôi để có những sự kiện chỉnh chu và chất lượng nhé!

Mai Hoa


Quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẤT VIỆT
Địa chỉ:198 Phan Văn Trị, Phường 10, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0909 621 282 – 0981 82 09 58
Email: minhthoai@datvietevent.com
Website: datvietevent.com