[Cập nhật mới nhất 2022] Quy trình tổ chức year end party chi tiết nhất

Year End Party là một trong những sự kiện quan trọng đối với rất nhiều doanh nghiệp, công ty. Việc có được một buổi tiệc tất niên hoàn hảo đòi hỏi phải nhà tổ chức phải thực hiện đúng các bước trong quy trình tổ chức Year End Party. Dựa vào đó sẽ giúp sự kiện vận hành được hiệu quả hơn và tránh những rủi ro hay sai sót có thể xảy ra.

Nghiên cứu ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Một trong những bước quan trọng nhất của một sự kiện và đóng vai trò giúp sự kiện trở nên nổi bật chính là ý tưởng/concept chương trình. Một sự kiện được xây dựng trên một ý tưởng độc đáo, mới lạ chắc chắn sẽ tạo được hiệu ứng tốt và giúp doanh nghiệp sớm đạt được mục tiêu đề ra.

Tiệc tất niên là một sự kiện mang tính đặc biệt

Trong quá trình nghiên cứu ý tưởng, bạn có thể tham khảo các buổi tiệc tất niên mới được tổ chức trong nước hoặc nước ngoài. Thông qua đó sẽ giúp bạn có thể lên được những ý tưởng tổ chức tiệc tất niên sáng tạo. Bạn có thể tổ chức tiệc tất niên theo nhiều concept như: Đêm nhạc hội, teambuilding…

Xác định chi tiết nhất chủ đề của sự kiện

Sự kiện nói chung và ngày Year End Party nói riêng đều cần có chủ đề nhất định. Chủ đề này sẽ phải đảm bảo tính mới mẻ, độc đáo và không bị trùng lặp. Khi xây dựng được chủ đề thì các yếu tố, hạng mục liên quan sẽ đều được thực hiện để giúp chủ đề được nổi bật hơn và tạo điểm nhấn cho cả sự kiện.

Hãy nhớ rằng chủ đề chính là điểm khác biệt tạo nên dấu ấn ấn tượng để khắc sâu vào tâm trí của mỗi người tham gia. Và tất nhiên mỗi khi nhắc tới sự kiện sẽ khiến mọi người nhớ đến ngày Year End Party hoành tráng này.

Danh sách khách mời tham dự cần hoạch định chi tiết

Trong quy trình tổ chức Year End Party thì phần lên danh sách khách mời tham dự cũng vô cùng quan trọng. Chương trình để thành công chắc chắn sẽ không thể thiếu được yếu tố nhân sự và nhân lực. Nếu như có thể hoạch định được đúng số lượng người tham dự sẽ giúp bạn có được kế hoạch tổ chức hiệu quả hơn.

Số lượng người tham dự cần lên kế hoạch đầy đủ

Nhất là khi số lượng khách mời còn ảnh hưởng đến nhiều yếu tố như địa điểm tổ chức, thời gian tổ chức, tiết mục chương trình liên quan… Chính bởi vậy bạn cần phải tính toán kỹ số lượng khách mời để đảm bảo có thể thực hiện tốt được các yêu cầu liên quan để từ đó hạn chế tối đa những sự cố có thể xảy ra.

Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức buổi tiệc Year End Party

Khi đã hoạch định được lượng khách mời tham dự thì việc lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức cũng đơn giản hơn nhiều. Theo đó thời gian tổ chức của tiệc tất niên thường vào buổi tối. Đây là thời gian sẽ phù hợp cho việc tổ chức những bữa tiệc ấm cúng và giúp cho hiệu quả đạt được cao nhất.

Đối với địa điểm tổ chức cần phải có không gian tổ chức sự kiện, có không gian sân khấu, âm thanh, ánh sáng và không gian ăn tiệc. Những yếu tố đều phải đảm bảo đúng quy trình, đúng với tính chất, chủ đề sự kiện để giúp cho đạt được mục tiêu đặt ra.

Nội dung, cấu trúc và timeline chương trình cần xây dựng chi tiết

Trong khuôn khổ của buổi tiệc tất niên không thể thiếu được những hạng mục phát biểu, nghi lễ, văn nghệ, trò chơi… Những tiết mục này đều cần phải lên kế hoạch chi tiết để đảm bảo MC chương trình có thể dẫn dắt được hiệu quả nhất và tránh những sai sót có thể xảy ra.

Mọi rủi ro đều cần được xây dựng chi tiết

Bạn cần lên một timeline chương trình chi tiết nhất để có thể giúp buổi lễ diễn ra đúng như kế hoạch. Những vật dụng, quà tặng liên quan cũng cần phải chuẩn bị đầy đủ nhất để buổi lễ được vận hành trơn tru hơn. Cấu trúc chương trình cần bám sát với thực tế cũng như chủ đề để có thể giúp cho mọi người ấn tượng hơn với sự kiện.

Quản lý rủi ro buổi tiệc Year End Party

Trong buổi tiệc tất niên chắc chắn khó tránh khỏi những rủi ro xảy ra. Việc khiến rủi ro thành khủng hoảng hay chỉ là sự cố nhỏ sẽ phụ thuộc nhiều vào cách quản lý của người tổ chức. Chính bởi vậy khi tổ chức Year End Party bạn cần phải xây dựng những rủi ro có thể xảy ra và cách xử lý chúng. Việc xử lý những sự cố không hề khó nếu như phát hiện sớm và nhận biết chúng kịp thời.

Có thể nói, trong quy trình tổ chức Year End Party bất kỳ bước nào cũng đều có vai trò quan trọng như nhau. Thông qua những bước tổ chức chi tiết sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện có thể vận hành tốt chương trình và giúp buổi lễ diễn ra thành công nhất. Để có những buổi tiệc tất niên hoàn hảo thì hãy liên hệ ngay với Đất Việt Event để được tư vấn.

Xem thêm:

• Tiệc tất niên là gì? Cách tổ chức tiệc tất niên Công ty A – Z
• Top 3 xu hướng Year End Party đặc sắc nhất 2022