Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết 2023

Chuyên mục

Tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng đơn giản là một sự kiện các doanh nghiệp tổ chức ra nhằm mục đích cảm ơn và tri ân khách hàng của, đối tác của họ sau quãng thời gian gắn bó và hợp tác cùng phát triển. Không những là một hoạt động sự kiện tri ân mà đây cũng là sự kiện có thể kết hợp với các hoạt động khác như ra mắt sản phẩm, quảng bá hình ảnh thương hiệu tạo lòng tin với khách hàng cũ lẫn mới.

Tổ chức hội nghị khách hàng hay còn gọi là buổi lễ tri ân khách hàng

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng 2023

Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, chúng ta cần biết những bước chính nào? Đất Việt Event xin gợi ý những bước cơ bản khái quát như sau:

1. Xác định chủ đề, mục tiêu của Event hội nghị

Khi tổ chức bất cứ một sự kiện nào cho doanh nghiệp thì việc xác định chủ đề và mục tiêu đạt được trong buổi event đó là điều cần làm trước tiên.

Đối với hội nghị khách hàng cũng vậy, chủ đề thường sẽ gắn liền với những điểm nổi bật của công ty. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mỗi cách tạo chủ đề khác nhau để tạo ấn tượng và sự khác biệt với khách hàng. Ngoài ra mục tiêu của buổi hội nghị cũng cần được hoạch định rõ để sau khi kết thúc buổi hội nghị sẽ đánh giá được chất lượng thành công những gì làm được những gì còn chưa làm được, từ đó sẽ rút ra được bài học kinh nghiệm.

Xác định chủ đề của hội nghị khách hàng

2. Lên ý tưởng, kịch bản chi tiết cho hội nghị

Sau khi đã có được mục tiêu và chủ đề thì doanh nghiệp có thể sáng tạo ý tưởng tổ chức sao cho đồng bộ và phù hợp với chủ đề, cần chú ý sự sáng tạo và ấn tượng để tạo sức hút với khách hàng.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có mỗi phong cách khác nhau, nên sẽ không có doanh nghiệp nào làm giống doanh nghiệp nào. Cần có bản sắc riêng của mìn để tạo sự mới mẻ với khách hàng, hội nghị khách hàng có thể kết hợp với lễ ra mắt, giới thiệu sản phẩm hoặc kết hợp liên hoan,.. để có thể đa dạng hoạt động hơn trong một buổi tiệc.

Về phần kịch bản chương trình, ban tổ chức sẽ lên kịch bản chương trình bám sát vào timeline. Thông thường kịch bản sự kiện sẽ bao gồm: kịch bản tổng quan, kịch bản MC dẫn chương trình, kịch bản dự phòng.

3. Xác định địa điểm, thời gian tổ chức

Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức sớm để thực hiện các bước tiếp theo, tránh sự chậm trễ trong các khâu chuẩn bị.

Khi tổ chức hội nghị khách hàng có thể lựa chọn những ngày cuối tuần để tổ chức, vì thời gian này đa số mọi người sẽ dễ dàng sắp xếp công việc để đến tham dự sự kiện hơn những ngày trong tuần.

Xác định địa điểm và thời gian diễn ra hội nghị

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng nên chọn những địa điểm thuận tiện cho việc đi lại cho khách hàng. Không gian tổ chức cần phù hợp với phân khúc khách hàng, đủ sức chứa.

4. Lập danh sách khách mời

Trong quá trình lên danh sách khách mời cho sự kiện thì cần rà soát kỹ trước khi in và gửi thiệp mời đi, để tránh việc thiếu sót những khách hàng quan trọng.

Về việc gửi thiệp mời hội nghị khách hàng cần được gửi tới tay khách hàng trước 1 – 3 ngày để khách hàng có sự chuẩn bị tốt nhất để đến tham dự. Khách mời sẽ rất thích việc doanh nghiệp gửi thiệp mời tận tay, nhưng nếu có những điều kiện chưa cho phép thì có thể lựa chọn hình thức gửi email hoặc SMS để vẫn đảm bảo mời được đủ lượng khách hàng cần thiết.

5. Dự trù kinh phí

Khi đã có danh sách khách mời, địa điểm tổ chức cũng như kịch bản kế hoạch chương trình thì khâu dự trù kinh phí sẽ bắt đầu công tác hoạch định khoản ngân sách dự chi cho sự kiện. Ban tổ chức sẽ tạo hạng mục cần chi phù hợp với ngân sách doanh nghiệp và tiến hành như kế hoạch.

Khi làm bảng dự trù kinh phí, càng tìm hiểu chi tiết về chi phí và làm đề xuất sát nhất với chi phí thực tế thì sẽ càng nhanh trong quá trình duyệt và tổ chức được rõ ràng minh bạch.

6. Chuẩn bị sự kiện

Khi đã có kinh phí, tiếp tục thực hiện công tác chuẩn bị cho sự kiện. Bước này cần thực hiện trước sự kiện khoảng 3 – 5 ngày, từ việc mua sắm, thuê thiết bị, trang trí cho hội nghị, trang trí sân khấu cần thực hiện chỉnh chu nhất.

Có thể chạy thử chương trình để đảm bảo ngày sự kiện diễn ra không xảy ra thiếu sót gì, hoặc có cũng sẽ nhanh chóng giải quyết vấn đề phát sinh.

7. Tổ chức chạy chương trình hội nghị

Khi tổ chức chạy chương trình cần phân công những nhân sự điều hành sự kiện tốt, để điều hành sự kiện diễn ra đúng timeline và chuyên nghiệp nhất. Điều hành sự kiện sẽ cần quan sát và đốc thúc mọi người làm tốt nhiệm vụ công việc của mình, hỗ trợ xử lý vấn đề phát sinh kịp thời để đảm bảo hội nghị tri ân khách hàng diễn ra thành công.

Tổ chức chạy chương trình hội nghị khách hàng

Đất Việt vừa chia sẻ những bước để lên một kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết, nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang cần tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nhưng không đủ nhân sự hoặc kinh nghiệm để tổ chức thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Đất Việt Event tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín với đội ngũ chuyên nghiệp có thể xử lý những vấn đề phát sinh khó nhất, và đã phục vụ sự kiện hơn hàng ngàn khách hàng trong nhiều năm qua. Hãy tin tưởng chúng tôi, chúng tôi sẽ đem đến dịch vụ tốt nhất cho bạn.

Xem thêm: