Event Agency – Làn sóng tổ chức sự kiện mới dành cho doanh nghiệp

Hiện nay, có rất nhiều công ty đang chuyển hướng hoạt động tổ chức sự kiện của mình cho một Agency bên ngoài đảm nhiệm. Vậy những thuận lợi và nhược điểm của việc thuê Event Agency là gì ?

Event Agency – những chuyên gia giàu kinh nghiệm

Thông thường mọi người thường nghĩ thuê Agency tổ chức Event cho công ty là một khoản “chơi sang” vì chi phí chắc chắn sẽ cao hơn tự làm. Điều này hợp lý vì Agency phải có lợi nhuận khi cung cấp dịch vụ cho bạn và khoản “giá cao” bạn bỏ ra là để mua sự chuyên nghiệp của họ. Thêm vào đó, nhiều công ty e ngại rằng Agency sẽ không có trách nhiệm trong công việc bằng chính đội ngũ của họ, chẳng hạn như trong một Event có mục tiêu là đẩy mạnh doanh số, Event Agency sẽ tập trung vào việc tổ chức Event sao cho thật ấn tượng và tốt đẹp, không để xảy ra sai sót nào nhưng họ sẽ không chú trọng đến hiệu quả bán hàng như đội ngũ Sales của công ty, như vậy mặc dù Event diễn ra hoàn hảo nhưng chưa đáp ứng được về doanh số.

Tuy nhiên điều đó không phải lúc nào cũng đúng. Đầu tiên nói về chi phí, Event Agency có nhiều nhân viên đảm trách các bộ phận khác nhau, họ trả công cho đội ngũ của mình chủ yếu dựa vào lương và cung cấp trọn gói dịch vụ cho công ty bạn bao gồm sáng tạo, thiết kế, lắp đặt thi công, quản lý nhân sự, PR truyền thông, vận hành Event trong khi để tự tổ chức sự kiện, công ty bạn, thậm chí nhân viên chuyên tổ chức Event của công ty bạn sẽ không thể đảm nhận tốt tất cả mọi việc như sáng tạo ý tưởng, thiết kế, PR…, vì vậy sẽ vẫn có những phần bạn phải thuê ngoài và tổng chi phí này có thể còn cao hơn dịch vụ trọn gói do Agency cung cấp.

Agency có một điểm mạnh nữa là họ có kinh nghiệm làm việc với rất nhiều sản phẩm, nhiều khách hàng, cọ xát với nhiều thể loại sự kiện khác nhau, trải qua nhiều rủi ro, phát sinh đa dạng trong từng Event nên kinh nghiệm của họ khá phong phú. Họ có thể cập nhật cho bạn những thông tin tốt về xu hướng thị trường, công nghệ mới trong Event, cung cấp một chiến dịch tương tự của sản phẩm đối thủ, tư vấn cho bạn những thể loại Event phù hợp với tính chất sản phẩm và hơi thở thị trường. Hơn nữa với cái nhìn khách quan của người ngoài cuộc họ có thể cung cấp những ý tưởng tươi mới để làm cho sự kiện của bạn ấn tượng hơn thay vì những lối mòn xưa nay mà bạn vẫn áp đặt về tính chất sản phẩm, về khách hàng của mình.

Agency thường được cập nhật những công nghệ mới nhất trong ngành Event

Ngoài ra, để tổ chức được một sự kiện, bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều nhà cung cấp: âm thanh ánh sáng, thi công lắp đặt, cung cấp người mẫu, quà tặng, chủ địa điểm… Agency cũng là người am hiểu nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp vì họ có nhiều kinh nghiệm làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Thêm vào đó, chỉ những Agency – vốn là “mối ruột” của các nhà cung cấp mới được ưu đãi cao nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ và sẵn sàng giải quyết linh động những sự cố khẩn cấp như in gấp trong một ngày, giao hàng vào giữa đêm, không tính thời gian thuê sảnh quá giờ…

Chưa kể đến việc Agency là đầu mối của mọi giấy tờ, hóa đơn và thủ tục thanh toán, công ty khách hàng sẽ rất nhẹ việc nếu thông qua Agency vì họ chỉ có một đầu mối thanh toán duy nhất. Còn nếu không, họ sẽ rất bùng nhùng trong một đống giấy tờ nếu thiếu kinh nghiệm, có nơi thì có hóa đơn tài chính, có nơi chỉ có hóa đơn bán lẻ, có nơi đòi tiền mặt, có chỗ yêu cầu chuyển khoản, rồi dịch vụ mua ở nước ngoài như Google Adwords thì phải thanh toán qua thẻ tín dụng…

In-house hay Out-house?

Đối với các công ty mà số lượng sự kiện trong năm không nhiều và không lớn thì có thể tận dụng đội ngũ nhân sự – hành chính, marketing hay kinh doanh để thực hiện. Lúc này vai trò của người điều phối sự kiện khá quan trọng, họ cần biết kết nối các bộ phận khác nhau trong công ty để cùng hỗ trợ cho sự kiện của mình, và vận hành sự kiện một cách suôn sẻ ít trục trặc nhất. Công ty có thể cử nhân viên chuyên “kiêm nhiệm” việc này đi học một khóa bổ trợ về kỹ năng tổ chức sự kiện để nâng cao tay nghề.

Còn đối với những công ty thường xuyên có nhiều sự kiện và quy mô sự kiện lớn đòi hỏi nhiều nhân sự và nguồn lực, lúc này bạn cần phải cân nhắc hiệu quả giữa việc tuyển một nhóm nhân viên tổ chức sự kiện  làm In house tại công ty hay là Outsource việc này cho một Event Agency. Vì những lúc không có sự kiện để chạy, ngân sách “nuôi quân” có thể trở thành một gánh nặng cho quỹ lương công ty.

Nhiều công ty thường kết hợp cả hai hình thức, họ tuyển nhân viên chuyên trách cho những sự kiện nhỏ và khi có sự kiện lớn, việc này lại được chuyển cho Agency thực hiện, và vai trò của chuyên viên tổ chức event lúc này là kết nối nhu cầu của công ty với năng lực của Agency, và quản lý, giám sát chất lượng việc thực thi của Agency.

Chính vì những điểm thuận lợi và cả không thuận lợi kể trên, công ty nên cân nhắc kỹ nhu cầu của mình để quyết định tự làm hay thuê Agency bên ngoài nhằm phù hợp với ngân sách của công ty.

Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc để được tư vấn trực tiếp quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Đất Việt (Đất Việt Event)

• Địa chỉ: 198 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM
• ĐT: (028) 73 081 888  – Tổng đài miễn phí: 1800 6700
• Email: contact@datvietevent.com