Chuẩn bị chu đáo cho sự kiện sắp tổ chức

Tổ chức sự kiện là dịp để các doanh nghiệp đánh bóng tên tuổi, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình đến với công chúng. Do đó, dù là sự kiện gì đi nữa, các doanh nghiệp cũng cần có sự chuẩn bị tổ chức sự kiện chu đáo trong các khâu dịch vụ, để đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.

Set up trang thiết bị cho sự kiện

Trang thiết bị dùng trong sự kiện là những vật dụng bắt buộc phải có. Chính sự có mặt của các thiết bị này mới nói lên được sự chuyên nghiệp và quy mô của sự kiện. Một số thiết bị cần phải có trong các sự kiện như: thảm đỏ, đèn quét, ánh sáng, âm thanh, sân khấu, cổng chào,…

Thiết bị, vật dụng chuẩn bị tổ chức sự kiện khá lớn và đa dạng nên bộ phận đảm nhiệm cần chuẩn bị kỹ lưỡng, liệt kê danh sách thuê mướn và lịch trả đúng hẹn để không bỏ sót. Nên tập trung các vật dụng về kho hàng trước khi đưa đến địa điểm tổ chức để tránh tình trạng thất lạc, thiếu hụt vật dụng.

Hệ thống điện

Sự kiện sẽ sử dụng rất nhiều ánh sáng từ các thiết bị, máy móc. Do đó lượng điện năng tiêu thụ khá lớn. Các đơn vị tổ chức sự kiện phải tính toán phương án cung cấp điện hợp lý đề phòng tình trạng mất điện khi đang diễn ra sự kiện.

Giấy phép lắp đặt

Tổ chức sự kiện cần phải có giấy phép lắp đặt các hạng mục chương trình. Do đó, các đơn vị tổ chức sự kiện phải chú ý thực hiện công việc này để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Xem thêm >>> Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Bảng chỉ dẫn

Một số sự kiện diễn ra ở các nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị rộng lớn có nhiều khu và phòng. Do đó, bạn phải chuẩn bị bản chỉ dẫn thật chi tiết để hướng dẫn khách mời đến đúng địa điểm. Phải có bộ phận tiếp đón và dẫn khách đến sự kiện để thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.

Trật tự – An ninh

Bất cứ một sự kiện nào cũng cần có bộ phận đảm bảo an ninh trật tự trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Cần căn cứ vào tính chất và quy mô sự kiện để điều phối số lượng nhân sự cho phù hợp.

Trên đây là một số chia sẻ của Đất Việt Event về sự chuẩn bị các khâu dịch vụ trong tổ chức sự kiện. Bạn có thể đọc và tham khảo để có những sự kiện thành công tốt đẹp như mong muốn nhé!

Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện với mức giá tiết kiệm nhất:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Đất Việt (Đất Việt Event)

Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM

ĐT: (028) 73 081 888  – Tổng đài miễn phí: 1800 6700

Website: https://datvietevent.com

Email: contact@datvietevent.com

Tham khảo >>> Yếu tố cần thiết của đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp