Cần chuẩn bị gì khi tổ chức sự kiện gặp thời tiết bất lợi?

Dù bạn đã chuẩn bị mọi thứ rất tốt đi chăng nữa thì yếu tố thời tiết thất thường xảy ra sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của việc tổ chức sự kiện. Đặc biệt, các sự kiện tổ chức ở ngoài trời. Vì vậy, hôm nay Đất Việt Event sẽ chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện gặp thời tiết bất lợi để chương trình có thể hoàn thành tốt hơn và không bị gián đoạn.

1. Trang bị các vật dụng chống mưa bão

Thiết bị điện tử điều khiển chương trình cần được che chắn cẩn thận

Các thiết bị liên quan đến điện tử như: âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình… cần được bảo quản kỹ càng trong mái che và kê cao hơn so với mặt đất. Nên sử dụng loại màn hình LED dành riêng cho ngoài trời. Các tủ điện công suất lớn cũng cần che chắn để tránh nước mưa gây chập điện dẫn đến cháy nổ hoặc nguy hiểm cho người tham gia sự kiện.

Trang bị các loại ô dù, lều bạt, mái che để tránh mưa bão

Các sự kiện ngoài trời thường hay sử dụng loại dù che mưa tròn cỡ lớn có đường kính từ 20 – 28m, ưu điểm của loại dù này là thời gian lắp đặt nhanh chóng. Ngoài ra, chúng ta còn có thể sử dụng mái che sân khấu bằng khung truss.

Đặc điểm của mái che này là chắc chắn, an toàn hơn khi có mưa lớn diễn ra và có thẩm mỹ hơn so với dù tròn. Nếu tổ chức sự kiện trong diện tích lớn, diễn ra lâu hoặc có khách VIP thì nên sử dụng dạng mái che này.

Trong các triển lãm, hội chợ, giải đấu thể thao hoặc các show diễn ca nhạc lớn, chúng ta còn thấy sự xuất hiện của các nhà lều bơm hơi có sức chứa từ vài trăm tới vài nghìn người. Đây cũng là một giải pháp tốt để đề phòng rủi ro về thời tiết.

Sử dụng bàn ghế dễ di chuyển hoặc kiên cố

Trong những trường hợp mưa bão lớn, các vật dụng như bàn ghế, nếu có thể di chuyển được đến khu vực tránh mưa hoặc gom gọn lại thì nên di chuyển sớm. Tất cả các vật dụng ngoài trời khác cũng phải đảm bảo đủ trọng lượng để không bị thổi bay hoặc có thể buộc cố định.

Trang trí tỉ mỉ và chắc chắn

Các phần trang trí cho sân khấu nên sử dụng những chất liệu chịu được điều kiện thời tiết bất lợi khi mưa bão diễn ra và treo những vật dụng chắc chắn để tránh trường hợp đổ vỡ hoặc bị thổi bay khi gió lớn.

• Những khó khăn cần lưu ý trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Chuẩn bị sẵn ô (dù) cầm tay

Đối với người phụ trách về khách mời, đại biểu cấp cao hoặc nghệ sỹ trong các sự kiện ngoài trời thì phải phân công nhân sự chuẩn bị sẵn ô (dù) cầm tay để che cho đại biểu khi đi lên phát biểu, thực hiện các lễ nghi hoặc hộ tống đại biểu đến nơi trú ẩn an toàn khi thời tiết quá xấu.

Trang bị máy bơm nước, ống thoát nước

Với những trường hợp mưa bão lớn và kéo dài thì lượng nước có thể gây ngập hoặc làm ảnh hưởng đến chương trình, vì vậy cần phải chuẩn bị máy bơm nước và ống thoát nước để hút nước nhanh chóng, đảm bảo cho sự kiện diễn ra an toàn hơn.

Luôn luôn thủ sẵn máy phát điện

Trong quá trình diễn ra sự kiện, những trường hợp bị cúp điện hay chập điện có thể xảy ra bất cứ lúc nào nên bạn cần phải chuẩn bị máy phát điện để sự kiện được tiếp tục diễn ra và hoàn thành tốt hơn.

2. Phân công nhân sự/ Cộng tác viên phụ trách quản lý từng khu vực

Trong quá trình chuẩn bị cũng như khi sự kiện đang diễn ra thì ban tổ chức cần phân công nhân sự hoặc cộng tác viên phụ trách quản lý từng khu vực để thuận lợi hơn trong quá trình diễn ra sự kiện, tránh sự chồng chéo công việc, ổn định trật tự và dễ dàng kiểm soát hơn.

Đặc biệt, khi mưa bão diễn ra thì nhân sự/ cộng tác viên có thể điều động mọi người ở từng khu vực mà mình quản lý đến nơi tránh mưa bão nhanh chóng và an toàn hơn.

3. Thay đổi thời gian, địa điểm trước khi sự kiện diễn ra nếu gặp thời tiết quá xấu

Dù có dự phòng tốt đến đâu thì những trường hợp thời tiết bất ngờ như bão lớn thì khó mà tránh được. Cách tốt nhất là trước khi chương trình được diễn ra, bạn cần cập nhật dự báo thời tiết thường xuyên để có những phương án quản trị rủi ro và thay đổi lịch trình cho phù hợp.

Dời thời gian tổ chức chương trình

Với thời tiết quá bất lợi sẽ làm ảnh hưởng đến chương trình thì một số chương trình biểu diễn ca nhạc có bán vé hoặc các sự kiện ngoài trời có quy mô tới vài trăm nghìn người thì ban tổ chức sẽ hoãn lịch diễn ra chương trình để đảm bảo an toàn và thuận lợi đối với mọi người.

Tuy nhiên, tùy từng điều kiện tình hình cụ thể, tùy địa điểm mà đơn vị tổ chức sẽ có những phương án xử lý khác nhau bởi việc hoãn thời gian diễn ra chương trình cũng gặp không ít khó khăn nên cần phải có sự thông báo kịp thời và khả năng quản lý, thỏa hiệp của ban tổ chức.

Thay đổi địa điểm tổ chức

Trong một số trường hợp, trước khi diễn ra sự kiện, chúng ta đã chuẩn bị sẵn phương án dự phòng và xác định được địa điểm có thể di chuyển từ ngoài trời vào trong phòng hoặc hội trường.

Đối với những sự kiện của các thương hiệu như: Ra mắt sản phẩm mới, khai trương, lễ động thổ, lễ khánh thành, … trừ những trường hợp bất khả kháng như mưa bão quá lớn đến mức gây nguy hiểm cho người tham dự, thì đa phần các sự kiện thuộc dạng này đều sẽ diễn ra theo đúng lịch trình.

Do đó, thay đổi địa điểm hoặc chọn địa điểm có thể di chuyển khi gặp thời tiết diễn ra bất thường thì là một trong những việc cần cân nhắc khi tổ chức sự kiện.

Tóm lại, khi tổ chức sự kiện các bạn cần phải tổ chức nhân sự phù hợp, có những biện pháp quản trị rủi ro khi gặp những trường hợp bất lợi để sự kiện luôn được diễn ra thành công tốt đẹp. Hy vọng những chia sẻ vừa rồi của Đất Việt Event sẽ giúp ích cho các bạn trong công tác tổ chức sự kiện nhằm mang lại những kết quả như mong đợi.

Mai Hoa

Quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Đất Việt (Đất Việt Event)

Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM

ĐT: (028) 73 081 888  – Tổng đài miễn phí: 1800 6700

Website: https://datvietevent.com

Email: contact@datvietevent.com