Cách tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp nhất 2022

Đất Việt Event có mặt để giúp bạn tổ chức lễ khởi công thuận lợi nhất. Bài viết này sẽ chia sẻ “tất tần tật” về kế hoạch cũng như quá trình chuẩn bị,… bạn sẽ biết được mình cần phải làm gì để buổi lễ diễn ra hoàn hảo nhất.

Lễ khởi công là gì?

ý nghĩa lễ khởi công

Lễ Khởi Công là một sự kiện được tổ chức trước khi bắt đầu thi công một dự án xây dựng, có thể là dự án nhà thầu, đường xá,… Buổi lễ diễn ra mang nhiều ý nghĩa như:

• Đánh dấu ngày dự án bắt đầu được thi công
• Như một lời thông báo chính thức đến ban ngành, tổ chức, đối tác, các nhà đầu tư
• Thông qua đó để triển khai các công việc sắp tới
• Làm lễ cầu may mắn để dự án được diễn ra thuận lợi, thành công

Bấy nhiêu đó có thể thấy được buổi Lễ Khởi Công có một vai trò quan trọng, là cơ hội để thể hiện sức ảnh hưởng, cũng như xây dựng hình ảnh công ty xây dựng đến mọi người. Nếu bạn là người có nhiệm vụ thực hiện tổ chức buổi lễ Khởi Công thì hãy chú ý đến khâu chuẩn bị nhé.

Và nếu bạn vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu, thì hãy để Đất Việt Event hỗ trợ bạn nhé. Dưới đây chắc chắn sẽ là những điều quan trọng mà bạn cần phải chú ý đấy.

Cần những gì khi tổ chức lễ khởi công?

tổ chức lễ khởi công cần những gì

Không giống với những buổi lễ hay sự kiện thông thường,  lễ Khởi Công liên quan đến luật xây dựng.Và người trong ban tổ chức cần phải lên danh sách đầy đủ những việc cần làm tránh thiếu sót, bỏ lỡ những bước quan trọng trong lễ Khởi Công. 

Cụ thể, phía nhà thầu cần chuẩn bị đầy đủ những vấn đề này khi muốn tổ chức lễ Khởi Công: 

Chuẩn bị giấy tờ theo quy định 

Theo bộ luật xây dựng, nhà thầu cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây thì mới được phép tổ chức lễ khởi công:

• Chủ thầu phải được cấp giấy phép xây dựng từ cơ quan chức năng có thẩm quyền
• Mặt bằng xây dựng phải được bàn giao tất cả hoặc từng bộ phận cho bên chủ đầu tư hoặc chủ thầu 
• Cần phải có bản hợp đồng thi công công trình giữa bên chủ đầu tư và chủ thầu
• Cần chứng minh nguồn vốn đủ để đảm bảo tiến độ công trình và đã được phê duyệt
• Có bản vẽ thiết kế công trình theo từng hạng mục và đã được xét duyệt
• Phải đáp ứng đầy đủ các biện pháp bảo vệ môi trường trong suốt quá trình xây dựng
• Đáp ứng đầy đủ trang thiết bị, đồ bảo hộ an toàn theo quy định

Xác định quy mô tổ chức

xác định quy mô tổ chức

Tổ chức lễ Khởi Công động thổ như một hình thức quảng bá công ty xây dựng cực hiệu quả, thông qua đó, các đối tác tiềm năng, người dân sẽ đánh giá được sự chuyên nghiệp của chủ thầu. Do đó, hãy đầu tư cho buổi lễ này thật hoành tráng, tương xứng với quy mô và giá trị dự án. 

Việc xác định quy mô tổ chức sẽ dễ dàng giúp bạn lên một kịch bản phù hợp nhất. Nếu công ty/doanh nghiệp chỉ muốn tổ chức buổi lễ nhỏ và vừa thì nên cắt bớt một số tiết mục. Ngược lại, với quy mô tổ chức lớn, bạn lại phải lên kế hoạch rõ ràng chi tiết, không được bỏ sót bất kỳ phần quan trọng nào.

Lên danh sách khách mời

Khách mời chính là nhân tố quan trọng, góp phần lớn vào sự thành công của buổi lễ này, vì vậy bạn cần lên một danh sách cụ thể từng người tham gia. Cùng với đó là liên hệ và xác nhận số lượng người chắc chắn để setup địa điểm thích hợp.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Thông thường, buổi lễ khởi công sẽ được thực hiện ngoài trời, tại địa điểm gần nơi thi công. Tuy nhiên, còn tuỳ vào dự án được xây dựng thuộc lĩnh vực nào mà bạn có thể thay đổi địa điểm cho phù hợp.

Nơi tổ chức cần phải đảm bảo được những tiêu chí sau:

• Rộng rãi, có khu vực thích hợp để đặt sân khấu
• Có bãi giữ xe cho khách mời
• Có diện tích đủ để đặt ghế ngồi và không gian cho các hoạt động của buổi lễ
• Có khu vệ sinh lưu động 

Chuẩn bị trang thiết bị phục vụ cho buổi lễ

Cần chuẩn bị những dụng cụ cho buổi Lễ như sau:

• Hệ thống giàn, khung để dựng những phông bạt, mái che
• Bục sân khấu, thảm cỏ, các đồ dùng trang trí trên sân khấu và các tiết mục trong buổi lễ
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu đầy đủ
• Bàn, ghế đầy đủ cho khách mời ngồi tham dự buổi lễ
• Các dụng cụ cần cho chương trình làm lễ như: găng tay, hộc xúc khởi công, mũ bảo hộ,…
• Trà, nước, bánh kẹo phục vụ khách mời 
• Mâm cơm cúng lễ
• Các dụng cụ cần thiết cho tiết mục văn nghệ 

Phác thảo kịch bản hoàn hảo cho lễ khởi công

Với lễ khởi công, bạn không cần đặt quá nhiều gánh nặng về việc lên ý tưởng, sự sáng tạo về nội dung. Chỉ cần người tổ chức chú trọng đến sự chuyên nghiệp trong khâu dẫn dắt các tiết mục, làm đầy đủ các thủ tục, quản lý thời gian buổi lễ

Một buổi lễ Khởi công cơ bản bao gồm 3 nội dung chính:

• Phần khai mạc
• Phần nghi lễ
• Phần kết thúc

Hãy đảm bảo rằng bạn chuẩn bị đầy đủ tất cả các nội dung một cách hoàn hảo, chỉ cần như vậy thì những khâu tiếp theo sẽ nhẹ nhàng và trơn tru hơn.

Kế hoạch tổ chức lễ khởi công 

Để đảm bảo buổi lễ khởi công diễn ra chuyên nghiệp bạn hãy tiến hành từng việc theo thứ tự:

Chuẩn bị trước ngày diễn ra lễ khởi công

Giai đoạn này bạn cần phải tiến hành trước ít nhất từ 1 tháng theo ngày dự kiến diễn ra buổi lễ. Trong thời gian đó, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, dụng cụ cũng như các đồ dùng và những ấn phẩm in ấn theo danh sách có sẵn. Cụ thể các công việc như:

• In thiệp mời
• Thiết kế và in ấn phẩm dùng trong lễ khởi công như: Băng rôn, banner, backdrop,…
• Liên hệ với đối tác tổ chức sự kiện để được hỗ trợ hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị cần thiết.
• Chuẩn bị nguồn lực nhân sự chạy sự kiện: đội tiếp tân, MC, đội ngũ hỗ trợ sân khấu, hậu cần,…
• Lên kịch bản chi tiết cho lễ khởi công và lời dẫn cho MC

Setup trang trí và thi công địa điểm tổ chức 

setup-trang-tri-dia-diem-to-chuc (tên lưu hình)

setup trang trí địa điểm tổ chức (chú thích hình)

Các địa điểm tổ chức lễ khởi công thường diễn ra ngoài trời, gần khu tiến hành dự án. Chính vì vậy, bạn nên đến khảo sát địa điểm trước ngày diễn ra buổi lễ trước ít nhất 1 tháng để lên bản vẽ thiết kế sân khấu, vị trí chỗ ngồi cho khách mời thật chi tiết.

Sau đó, hãy dành thời gian trước ít nhất 2-3 ngày để tổng vệ sinh địa điểm, trang trí cho từng khu vực:

Khu vực nơi cổng vào 

• Đặt cổng chào bằng hơi, trải thảm đỏ dẫn vào sảnh chính sân khấu 
• Bố trí các chậu cây, hàng rào xung quanh khu vực đường đi, treo băng rôn, banner quanh cổng chào và quanh khu vực tổ chức 
• Bạn cần phải sắp xếp vị trí tiếp đón và đeo hoa cho khách mời

Khu vực sân khấu 

• Sân khấu là khu vực chính nên cần có bục cao, treo backdrop, trải thảm và bố trí bóng bay, giỏ hoa xung quanh 
• Bạn cần chuẩn bị khay đựng cát bên dưới sân khấu để chuẩn bị cho lễ khởi công động thổ

Khu vực chỗ ngồi 

• Chuẩn bị đầy đủ ghế ngồi cho các khách mời, có bàn dành riêng cho đại biểu, ghế và bàn cần có bọc 
• Phần nền đất cần trải thảm để đảm bảo vệ sinh, thẩm mỹ
• Nếu tổ chức lễ khởi công rơi vào mùa mưa thì bạn nên chuẩn bị sẵn khung rạp cho khu vực tổ chức buổi lễ nhằm phòng trường hợp thời tiết xấu

Timeline chương trình

timeline chương trình

Người lên kịch bản chương trình phải phân bổ thời gian giữa các phần nghi lễ sao cho hợp lý. Thông thường, thời gian tổ chức sẽ diễn ra vào buổi sáng hoặc buổi chiều, dùng tiệc vào bữa tiệc trưa hoặc bữa tối.

Phần Opening

Phần mất nhiều thời gian nhất chính là đón khách,vì vậy, người tiếp đón cần phải biết cách điều phối khách mời nhanh chóng tiến vào khu vực chính. Để làm được điều này, ban tổ chức cần phải bố trí ít nhất 2 người tại khu vực này. Một người lấy thông tin khách mời và một người gắn hoa, chỉ đường. 

Bạn nên ghi rõ trong thiệp mời thời gian bắt đầu tiếp đón khách và thời gian bắt đầu buổi lễ để người tham dự chủ động được thời gian. Chỉ cho phép đón khách trong một khung giờ nhất định, nhiều nhất sẽ là 1 giờ đồng hồ.

Ở tiết mục mở màn, bạn có thể chọn biểu diễn múa lân để khai mạc chương trình, thời gian cho tiết mục này khoảng 10 phút. 

Sau đó sẽ đến các phần giới thiệu và khai mạc buổi lễ.

Phần nghi lễ

Với từng phần trong nghi lễ cần phải dự trù thời gian cụ thể và thông báo cho những ai có bài phát biểu về thời lượng trước thời gian buổi lễ bắt đầu ít nhất 1 ngày.

Căn tổng thời gian tổ chức phần nghi lễ hoàn thành trước giờ bắt đầu bữa tiệc.

Phân chia công việc

Người tổng phụ trách cần phân chia các đầu việc rõ ràng cho từng bộ phận và tổng duyệt chương trình trước ngày bắt đầu lễ Khởi Công ít nhất 1 ngày.

Kịch bản chương trình lễ khởi công hoàn hảo nhất

Bạn đang thắc mắc kịch bản của tổ chức lễ động thổ như thế nào bao gồm gì? Hãy để Đất Việt Event  trả lời câu hỏi của bạn bằng một kịch bản thực hiện lễ khởi công bên dưới nhé. 

• Đón và ổn định chỗ ngồi cho khách mời trước giờ khai mạc
• MC sẽ giới thiệu về chương trình buổi lễ động thổ
• Lãnh đạo Công ty/ Doanh nghiệp sẽ lên phát biểu về lễ động thổ
• Xen kẽ các tiết mục văn nghệ chào mừng buổi lễ
• Làm các nghi lễ động thổ, múa lân hoặc lân sư rồng, bắn pháo, múa trống hội
• Kết thúc buổi lễ khởi công, động thổ và cảm ơn khách mời

Bạn muốn có buổi lễ khởi công chuyên nghiệp và diễn ra thành công tốt đẹp? Bạn muốn mang ấn tượng tốt đến khách mời? Đừng lo, Đất Việt Event sẽ giúp bạn từ A-Z.

Bài viết được xem nhiều

• Kịch Bản Lễ Khởi Công Cụ Thể, Chi Tiết Kèm Lời Dẫn Cho MC
• Quy trình tổ chức lễ khởi công động thổ chuyên nghiệp [Mới cập nhật]