Cách tổ chức họp báo event ra mắt sản phẩm mới thành công

Event ra mắt sản phẩm mới chắc chắn sẽ phải tổ chức buổi họp báo để tạo được hiệu ứng tốt nhất. Việc tổ chức họp báo event ra mắt sản phẩm mới không hề khó nhưng để đạt được các mục tiêu đề ra thì người tổ chức sẽ phải lập kế hoạch, vận hành sự kiện như thế nào? Đất Việt Event sẽ giúp các doanh nghiệp có buổi họp báo thành công nhất.

Tham khảo các địa điểm phù hợp với tính chất sự kiện

Khi tổ chức họp báo event ra mắt sản phẩm chắc chắn việc đầu tiên bạn cần phải tính toán chính là địa điểm. Một địa điểm tổ chức hợp báo sẽ rất khác so với việc tổ chức các sự kiện khác. Chính vì vậy mà trong quá trình tìm hiểu và lựa chọn bạn cần xác định rõ các tiêu chí về địa điểm như:

Địa điểm tổ chức họp báo cần có sự tính toán

• Có không gian tổ chức sự kiện phù hợp với lượng người tham dự.
• Có các dịch vụ đi kèm như ăn uống, nghỉ dưỡng…
• Có không gian làm việc chuyên nghiệp cho các phóng viên, kỹ thuật viên…
• Trang thiết bị máy móc kỹ thuật cần được có sẵn đầy đủ nhất.

Thường khi tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới sẽ được tổ chức tại những khách sạn hoặc khu nghỉ dưỡng. Tùy vào tính chất sản phẩm, quy mô doanh nghiệp mà sẽ có được những địa điểm phù hợp và mang đến hiệu quả tốt nhất cũng như giúp sự kiện có thể vận hành thuận tiện.

Chuẩn bị, in ấn đầy đủ các tài liệu và thời gian cung cấp phù hợp

Khi tổ chức họp báo event ra mắt sản phẩm mới chắc chắn sẽ không thể thiếu được những bộ thông tin, tài liệu về sản phẩm. Đây sẽ là bộ tài liệu thể hiện rõ nhất mọi đặc điểm, ưu điểm, ứng dụng của sản phẩm để giúp người tham gia có thể hiểu rõ nhất về chúng. Nhất là đối với những phóng viên, kỹ thuật viên tác nghiệp họ cũng sẽ dựa vào những bộ tài liệu này để đưa tin về sản phẩm.

Tuy nhiên điều quan trọng chính là bạn cần phải tính toán thời gian cung cấp tài liệu cho phù hợp. Trên thực tế rất nhiều phóng viên khi nhận được tài liệu sớm thường sẽ ra về luôn và không tham dự hết buổi họp báo. Điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn tới sự kiện. Vì vậy mà bạn cần phải chọn thời điểm cung cấp tài liệu ở giữa hoặc cuối chương trình.

Thời lượng không nên quá dài gây sự nhàm chán, mệt mỏi

Tính toán thời lượng của buổi họp báo tinh tế nhất

Những event ra mắt sản phẩm mới chắc chắn sẽ không nên tổ chức trong thời gian quá dài. Điều này sẽ gây ảnh hưởng tới tinh thần của người tham dự. Do vậy mà trong quá trình lên kế hoạch tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm bạn cần tính toán tổng thời gian tổ chức sao cho tinh tế nhất để giúp mọi người đều cảm thấy thoải mái.

Thông thường, các buổi họp báo giới thiệu sản phẩm mới thường chỉ diễn ra trong khoảng 90 – 120 phút. Và thời điểm lý tưởng nhất là nên tổ chức vào buổi sáng của ngày trong tuần. Không nên tổ chức vào buổi tối hay cuối tuần bởi khi đó hiệu ứng không cao và cũng ảnh hưởng nhiều đến việc đưa tin của các phóng viên, nhà báo.

Chuẩn bị cho phần khách mời thật chu đáo

Khách mời cũng là một yếu tố rất quan trọng khi tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm. Bạn cần phải chuẩn bị những hạng mục liên quan đến khách mời như: Lên danh sách khách mời, thiết kế và in ấn thiệp mời, gửi thiệp mời, liên hệ để xác nhận lại thông tin về buổi họp báo cũng như khả năng tham dự của khách mời.

Bạn cần phải thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình thông qua việc gửi thư mời. Điều này cũng thể hiện được tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, sự kiện và cũng là một yếu tố khiến cho khách mời trân trọng hơn và khả năng tham dự cũng cao hơn.

Khách mời cần được lên kế hoạch chi tiết và cẩn thận

Đội ngũ nhân sự phục vụ cho từng công việc

Mặc dù là một sự kiện họp báo diễn ra không quá lâu nhưng cũng cần có kế hoạch chi tiết cho đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện. Từng vị trí, từng hạng mục công việc đều cần có đội ngũ nhân sự hỗ trợ để đảm bảo sự kiện diễn ra được trơn tru và tránh được những sự cố không đáng có.

Việc tổ chức họp báo event ra mắt sản phẩm chắc chắn đòi hỏi người tổ chức phải lên kế hoạch đầy đủ. Một kế hoạch chi tiết từng công việc sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công nhất cũng như hạn chế tối đa những rủi ro, sự cố không đáng có. Hãy liên hệ ngay với Đất Việt Event để có buổi họp báo ra mắt sản phẩm hoành tráng và thành công nhất.

Xem thêm: Báo giá thi công sân khấu trong nhà, ngoài trời chi tiết nhất