Bí quyết tạo nên hội nghị khách hàng của các dịch vụ tổ chức sự kiện

Hội nghị khách hàng là nơi để gặp gỡ và lắng nghe những ý kiến đóng góp của khách hàng về doanh nghiệp. Từ đó có hướng đi tốt hơn, tích cực hơn nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng. Nó được xem là chiếc cầu nối giúp mối quan hệ của hai bên được bền chặt hơn, thông qua đó mà cả hai đối tượng đều đạt được lợi ích. Vì vậy, lựa chọn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện để có một buổi hội nghị đúng tầm sẽ giúp mang lại hiệu quả cao hơn. Bởi khâu chuẩn bị cho một sự kiện vô cùng công phu và phức tạp, đồng thời nó còn đòi hỏi phải có sự chuyên nghiệp.

Vậy, một buổi hội nghị khách hàng thành công cần trải qua những khâu nào?

1. Doanh nghiệp sẽ lập danh sách khách mời cho dịch vụ tổ chức sự kiện

Đây là bước đầu tiên nhưng khá quan trọng, vì thông qua đó mà ban tổ chức sẽ xác định quy mô của sự kiện. Bởi khi biết được khách mời gồm những ai, số lượng khách mời bao nhiêu sẽ đảm bảo cho ban tổ chức chương trình lựa chọn được thời gian, địa điểm và lên ý tưởng kịch bản tổ chức chương trình phù hợp.

2. Dịch vụ tổ chức sự kiện xây dựng kịch bản chương trình

Lên kịch bản chương trình là bước không thể thiếu cho một sự kiện. Dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ lên kịch bản dựa theo ý tưởng mà Doanh nghiệp mong muốn, hoặc đề xuất một ý tưởng phù hợp với doanh nghiệp đó.

Thông thường, kịch bản cho chương trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp cần phải có đủ hai phần là phần lễ và phần tiệc gồm có:

• Khai mạc chương trình và giới thiệu các đại biểu, khách mời tham dự.
• Đại diện doanh nghiệp phát biểu, nói lời tri ân tới khách hàng. Tặng hoa và quà cho khách mời, đối tác tham dự và các cá nhân có thành tích.
• Tổ chức biểu diễn các tiết mục giúp tăng phần sôi động cho chương trình và khai tiệc.
• Kết thúc, đại diện doanh nghiệp phát biểu và gửi lời cảm ơn tới các khách mời.

Bên cạnh đó, một vài phương án dự trù để đề phòng các trường hợp ngoài ý muốn xảy ra cũng là một việc vô cùng cần thiết để sự kiện đó diễn ra tốt đẹp.

3. Dịch vụ tổ chức sự kiện tiến hành lập kế hoạch thực hiện

Để đảm bảo hội nghị khách hàng của doanh nghiệp bạn được diễn ra trơn tru và thuận lợi. Thì việc lập kế hoạch thực hiện phải được chuẩn bị tốt từ trước. Công việc này đòi hỏi các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện phải có sự chuyên nghiệp và linh động.

• Thời gian, địa điểm: Việc xác định thời gian tổ chức sẽ giúp ban tổ chức chủ động được lịch trình. Thường được tổ chức vào cuối tuần, để khách mời không quá bận rộn. Sẽ đảm bảo được số lượng khách tham gia hội nghị. Đồng thời lựa chọn các văn phòng lớn, không gian rộng rãi, sang trọng và lịch sự để phù hợp với tính chất của sự kiện này.
• Gửi thư mời đến khách hàng: Thư mời sẽ được phía dịch vụ tổ chức sự kiện thiết kế trang nhã, vừa bắt mắt vừa thể hiện được sự tôn trọng đến khách mời. Thời gian gửi thư mời thông thường trước sự kiện ít nhất 1 tuần để khách hàng có thể sắp xếp được thời gian cũng như lịch trình.
• Nhân lực: Lựa chọn nhân lực đủ đảm bảo phục vụ chu đáo cho chương trình. Bao gồm: In thiếp mời, tìm địa điểm, xin giấy phép, nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ, MC, nhân viên kĩ thuật…

• Trang trí hội trường: Công việc setup cần được hoàn tất trước ngày diễn ra hội nghị ít nhất 1 ngày. Để có thể tổng duyệt, khắc phục sớm các sự cố xảy ra; và đảm bảo sự chuyên nghiệp cho hội nghị khách hàng.

• Chi phí: Dự trù chi phí một cách chính xác và hợp lý, đảm bảo phục vụ cho việc tổ chức sự kiện một cách đầy đủ.
• Tạo dấu ấn cho khách hàng sau hội nghị: Sau khi kết thúc chương trình, các doanh nghiệp nên có các phần quà lưu niệm gửi đến khách hàng. Nên chọn các loại quà tặng có tính ứng dụng cao như bút, sổ tay, móc khóa, bình nước… sẽ mang lại nhiều hiệu quả hơn. Nhằm tạo được ấn tượng tốt cho khách mời, tạo tiền đề cho các hội nghị tiếp theo. Quà tặng nên có logo doanh nghiệp và liên quan đến nội dung của sự kiện.

Nếu bạn đang muốn tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín và chuyên nghiệp. có thể cung cấp đầy đủ các yếu tố bao gồm nhân sự, thiết bị và cả ý tưởng. Đất Việt Event với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm, giàu ý tưởng sáng tạo cùng khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Hứa hẹn sẽ đem lại sự thành công và nâng tầm giá trị cho sự kiện của doanh nghiệp bạn. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy liên hệ ngay đến Đất Việt Event để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ nhanh chóng. Hotline: 18006700.

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Đất Việt (Đất Việt Event)

Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM

ĐT: (028) 73 081 888  – Tổng đài miễn phí: 1800 6700

Website: https://datvietevent.com

Email: contact@datvietevent.com