Muốn tổ chức sự kiện tại TPHCM thành công cần lưu ý điều gì?

Để tổ chức một sự kiện thành công là điều không hề đơn giản, bạn cần chuẩn bị rất nhiều thứ từ kế hoạch tổ chức, nhân sự, địa điểm, thời gian, khách mời cho đến âm thanh ánh sáng, cách xử lý sự cố phát sinh, … Do đó, nếu không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện tại TPHCM thì rất khó thành công. Hôm nay, Đất Việt Event xin chia sẻ với bạn một số lưu ý cần nhớ khi tổ chức sự kiện, nào hãy cùng tham khảo ngay để tổ chức suôn sẻ, thành công cho sự kiện sắp tới nhé.

1/ Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi có nhu cầu tổ chức sự kiện bạn cần lên một bản kế hoạch chi tiết những việc cần làm, những hạng mục cần kiểm tra, phân công nhân sự, …Nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên việc nào làm trước, việc nào làm sau để quá trình điều tiết sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Một bản kế hoạch càng chi tiết, khoa học thì càng tốt và tăng tỉ lệ thành công cho sự kiện vì khâu chuẩn bị là vô cùng quan trọng.

2/Chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM

Ngay khi có kế hoạch tổ chức sự kiện tại TPHCM bạn cần khảo sát và chọn địa điểm tổ chức càng sớm càng tốt. Trong khi chọn địa điểm để tổ chức sự kiện thì sức chứa chính là yếu tố cần đặc biệt quan tâm. Căn cứ vào số lượng khách mời, thành viên tham gia sự kiện mà chọn những địa điểm phù hợp. Tránh chọn địa điểm quá nhỏ trong khi người tham gia lớn và ngược lại chọn địa điểm quá lớn cho sự kiện nhỏ gây lãng phí.

Ngoài ra bạn cũng cần lưu ý đến những tiện nghi tại không gian tổ chức sự kiện xem có đầy đủ không, có sang trọng và nhân viên phục vụ có chuyên nghiệp không,…

Xem thêm >>> Những khó khăn cần lưu ý trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM có sức chứa phù hợp với số lượng khách mời.

2/ Chọn thời gian set up chương trình

Thời gian set up sân khấu, thời gian treo bandrol, trang trí sự kiện,… là những mốc thời gian cực kỳ quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Nếu bạn tự tổ chức thì nên note lại những mốc thời gian này và chia sẻ cho những nhân sự phụ trách để họ thực hiện đúng tiến độ. Còn nếu thuê công ty tổ chức sự kiện bên ngoài thì bạn nên chủ động hỏi đơn vị đó về khung thời gian cho set up sự kiện để nắm bắt và điều chỉnh hợp lý nhất.

3/ Kiểm tra kỹ hệ thống âm thanh, ánh sáng

Âm thanh ánh sáng là hạng mục rất quan trọng góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện. Do đó, cần có sự chuẩn bị thật kỹ và kiểm tra chi tiết. Hãy đảm bảo ánh sáng đủ, âm thanh rõ ràng, không chói tai. Nếu phát hiện thiết bị hư hỏng cần thay thế kịp thời. Tránh khi tổ chức sự kiện ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng, âm thanh không ổn định, …điều này sẽ khiến sự kiện thất bại.

4/ Lưu ý đến yếu tố thời tiết

Dù cho bạn tổ chức sự kiện tại TPHCM vào bất kỳ thời điểm nào trong năm thì yếu tố thời tiết vẫn là điều mà bạn nên đặc biệt lưu ý. Đôi khi những cơn mưa bất chợt cũng chính là tác nhân làm hỏng sự kiện của bạn. Do đó, tốt nhất bạn nên tổ chức event trong nhà hoặc kiếm những địa điểm có mái che để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi.

5/ Chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín

Nếu không có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện, không có đủ nhân sự và sự kiện rất quan trọng liên quan đến sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp, không cho phép xảy ra bất cứ sai sót nào thì tốt nhất bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện uy tín để tổ chức sự kiện tại TPHCM. Những đơn vị này thường có nhiều kinh nghiệm, có sẵn thiết bị, nhân sự đông đảo, chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức sự kiện nhanh chóng, thành công và tiết kiệm tối đa chi phí.

Đất Việt Event là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – uy tín nhất TP.HCM hiện nay. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm: Tổ chức liên hoan cuối năm (Year End Party), hội nghị – hội thảo, sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, lễ ra mắt thương hiệu/sản phẩm, tổ chức họp báo, tri ân khách hàng, …

Đất Việt Event là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – uy tín nhất TP.HCM hiện nay.

Sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, chuyên nghiệp, đam mê nghệ thuật, không ngừng sáng tạo và để lợi ích khách hàng lên trên hết Đất Việt Event tự hào đã tổ chức những sự kiện thành công cho nhiều thương hiệu Việt, làm thỏa mãn và hài lòng ngay cả những khách hàng khó tính nhất.

Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện tại TPHCM và đang tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, báo giá tốt thì đừng chần chờ gì nữa hãy liên hệ ngay với Đất Việt Event để được tư vấn và báo giá tốt nhất.

Thông tin liên hệ:

Đất Việt Event

Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM

Tổng đài miễn phí: 1800 6700

Hotline: 0933 455 133

Website: https://datvietevent.com

Email: contact@datvietevent.com