Kick Off Meeting – Muốn tổ chức Kick Off Meeting hiệu quả cần biết gì?

Tổ chức Kick Off Meeting là một sự kiện quan trọng của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Để có được sự kiện Kick Off Meeting thành công và tạo ra hiệu ứng tốt nhất bạn sẽ phải có nhiều sự chuẩn bị. Vậy phải làm thế nào để có một sự kiện Kick Off Meeting ấn tượng nhất? Cùng Đất Việt Event trang bị những kiến thức, kinh nghiệm tổ chức event Kick Off Meeting hiệu quả.

Vài nét về sự kiện Kick Off Meeting

Các sự kiện Kick Off hiện nay được tổ chức khá nhiều và mang đến những hiệu quả tuyệt vời cho các doanh nghiệp. Việc tổ chức Kick Off Meeting liệu có giống với các sự kiện Kick Off thông thường hay không? Hiểu về sự kiện, tính chất của Kick Off Meeting sẽ giúp bạn có được những sự kiện hoàn hảo nhất.

Kick Off Meeting là sự kiện quan trọng với doanh nghiệp

Kick Off Meeting là gì?

Kick Off Meeting được hiểu là một sự kiện khởi động thực hiện một kế hoạch, dự án nào đó. Điều này có nghĩa là sự kiện sẽ được tổ chức khi hoàn thành xong việc lập kế hoạch chung và bắt đầu giai đoạn bước vào thực hiện. Các cuộc họp sẽ được thực hiện nhằm thống nhất các vấn đề, tạo tinh thần và bước vào giai đoạn tổ chức.

Thông qua các buổi Kick Off Meeting sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn một lần nữa về dự án, công việc sắp triển khai và từ đó sẽ có được những chuẩn bị tinh thần tốt nhất để thực hiện dự án thành công hơn. Với tính chất vô cùng đặc biệt như vậy đã khiến cho các sự kiện Kick Off Meeting được doanh nghiệp, tổ chức ngày càng chú trọng hơn và tổ chức nhiều hơn.

Thời điểm lý tưởng tổ chức Kick Off Meeting

Về cơ bản sự kiện Kick Off Meeting sẽ được tổ chức khi khâu lập kế hoạch đã hoàn thiện và bắt đầu thực hiện dự án mới. Ngoài ra, cũng tùy thuộc vào tính chất của các dự án, doanh nghiệp. mà thời gian tổ chức Kick Off Meeting cũng có thể khác biệt đôi chút. Cụ thể:

Kick Off Meeting mang đến nhiều giá trị tuyệt vời

• Các dự án có quy mô lớn: Sự kiện Kick Off Meeting sẽ được tổ chức ngay khi bắt đầu triển khai, thực hiện dự án.
• Các dự án có quy mô nhỏ: Thông thường sẽ tổ chức Kick Off Meeting vào thời điểm sau khi bắt đầu lập kế hoạch.
• Các dự án được chia thành nhiều giai đoạn: Kick Off Meeting sẽ được tổ chức ở đầu mỗi giai đoạn.

Những giá trị mà sự kiện Kick Off Meeting mang lại

Các sự kiện Kick Off Meeting hiện nay được tổ chức ngày một nhiều cho thấy tầm quan trọng và những giá trị của chúng mang lại. Theo đó, sau mỗi các sự kiện Kick Off Meeting sẽ có rất nhiều những giá trị, lợi ích xuất hiện như:

• Giúp các thành viên trong dự án có thể hiểu hơn về nhau và có được sự chuẩn bị tốt nhất để làm việc cùng nhau.
• Mọi người sẽ một lần nữa hiểu hơn về công việc, dự án sắp triển khai.
• Xác định được rõ ràng vai trò, trách nhiệm của từng đơn vị, từng bộ phận.
• Giúp ban lãnh đạo có thể hiểu hơn về đội nhóm của mình để từ đó triển khai, quản lý công việc được hiệu quả nhất.
• Tạo sự đồng nhất, quyết tâm để có thể thực hiện tốt các công việc được giao và giúp dự án sẽ diễn ra thành công nhất.

Tổ chức Kick Off Meeting như thế nào hiệu quả tốt và đạt được mục tiêu?

Các doanh nghiệp hiện nay đều rất chú trọng đến việc tổ chức các sự kiện Kick Off Meeting. Bởi vậy để có một sự kiện Kick Off Meeting thành công và đạt được mọi mục tiêu đặt ra bạn cần trang bị cho mình những kinh nghiệm, sự chuẩn bị sau:

Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần có

Đối với các sự kiện Kick Off Meeting chắc chắn sẽ phải có tài liệu. Bởi vậy để sự kiện có thể diễn ra thuận lợi bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ bộ tài liệu về dự án. Trong bộ tài liệu đó cần có những nội dung quan trong như: Giới thiệu dự án, mục tiêu, mốc và phạm vi, ngân sách, chất lượng cần đạt được, đội nhóm thực hiện, truyền thông và quản lý rủi ro…

Tổ chức Kick Off Meeting cần có kế hoạch cụ thể

Địa điểm, thời gian cần có sự tính toán

Tuỳ vào số lượng thành viên tham gia mà bạn cần có kế hoạch về địa điểm, thời gian tổ chức cho phù hợp nhất. Bên cạnh đó cũng tùy thuộc vào tính chất của sự kiện (có trò chơi, tiệc liên hoan…) hay không mà cũng sẽ có những yêu cầu riêng về mặt địa điểm, thời gian tổ chức cũng như các trang thiết bị máy móc đi kèm. Những yếu tố này cần được lên kế hoạch chi tiết để giúp sự kiện diễn ra thành công và đạt được những mục tiêu đặt ra.

Lường trước những rủi ro

Những rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức Kick Off Meeting. Chính vì vậy mà trong quá trình lên kế hoạch tổ chức bạn cần phải tính toán kỹ phần rủi ro này để có phương án giải quyết kịp thời nhất. Điều này sẽ không làm ảnh hưởng tới sự kiện và giúp chương trình diễn ra thuận lợi, thành công.

Hiện nay việc tổ chức Kick Off Meeting được các doanh nghiệp rất coi trọng. Những sự kiện Kick Off Meeting sẽ được lên kế hoạch tổ chức bài bản để đảm bảo đạt được những mục tiêu đề ra. Đến với Đất Việt Event bạn sẽ được tư vấn chi tiết nhất về kế hoạch và phương thức tổ chức Kick Off Meeting hiệu quả nhất.

Bài viết được quan tâm khác:

• Chi tiết cách tổ chức sự kiện ra quân Kick Off cho doanh nghiệp
• Ý tưởng tổ chức lễ Kick Off hay cho nhân viên và doanh nghiệp 2023