Quy trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng chi tiết

Chuyên mục

Tại sao nên tổ chức sự kiện tri ân khách hàng?

Tổ chức tri ân khách hàng hay còn gọi là (Customer appreciation party) là cách để doanh nghiệp gửi lời cảm ơn và thể hiện lòng thành đối với khách hàng, các đại lý,…

Sự kiện tri ân khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ mật thiết đối với khách hàng trung thành. Cũng như là cơ hội PR, tìm kiếm khách hàng mới. Thể hiện sự biết ơn và tạo ra những cam kết gắn kết lâu dài, hợp tác cùng phát triển.

Lên kế hoạch và quy trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Bước 1: Xác định đối tượng và lên danh sách khách mời

Xác định định đối tượng tham gia sự kiện là ai? Khách hàng lâu năm, các cấp đại lý, nhà cung cấp dịch vụ có liên quan,…
Xác định độ tuổi, giới tính của khách hàng tham gia để có tư liệu lên kịch bản chương trình phù hợp.
Lên danh sách khách mời và số lượng tham gia. Từ đó sẽ dễ dàng chọn địa điểm tổ chức, thời gian, dự trù kinh phí,… Cũng như lên kịch bản phù hợp với đối tượng đó.

Bước 2: Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức

Thời gian và địa điểm tổ chức sẽ tùy thuộc vào mục đích và kinh phí của doanh nghiệp.

Nếu kết hợp đi du lịch thì thời gian sẽ từ 2 ngày trở đi.
Nếu tổ chức ở một địa điểm cố định thì thời gian sẽ chỉ mất 1 buổi và rơi vào dịp cuối tuần.

Bước 3: Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình

Mỗi chương trình sẽ luôn có một chủ đề rõ ràng. Từ chủ đề đó mà người tổ chức sẽ lên kế hoạch chi tiết bám sát chủ để và đưa ra thông điệp phù hợp cho bữa tiệc.

Nếu thuê một đơn vị tổ chức sự kiện, các chuyên gia sẽ mách bạn chọn một chủ đề phù hợp với yêu cầu của bạn. Có thể là một đại tiệc truyền cảm hứng, gắn kết cùng phát triển. Hay đơn giản chỉ là một bữa tiệc tri ân tâm tình.

Nếu tự tổ chức, bạn có thể dựa vào một số đặc điểm như: Đối tượng khách hàng, sản phẩm kinh doanh, thông điệp của doanh nghiệp,… Từ đó tìm thông điệp cho chương trình tri ân khách hàng.

Bước 4: Xây dựng kịch bản chi tiết

Nhìn chung, một kịch bản chi tiết sẽ có những phần dưới đây:

Đón khách: Lễ tân đón khách, check-in, tiếp đón khách tại bàn tiệc, gửi quà tặng thay lời cảm ơn khách hàng đến tham gia sự kiện,…
MC giới thiệu chương trình, mục đích, giới thiệu khách mời, đại biểu,…
Đại diện doanh nghiệp phát biểu sự kiện. Gửi lời cảm ơn, tri ân khách hàng, giới thiệu những dự án mới, chính sách mới của công ty dành cho khách hàng và đối tác,…
Trình diễn khai tiệc, khui rượu chúc mừng sự kiện tri ân khách hàng, tạo không khí cho buổi tiệc,…
Khai tiệc, mời khách dùng tiệc
Tổ chức các chương trình khuấy động không khí: Mini Game, giao lưu văn nghệ, rút thăm may mắn, quay số trúng thưởng,…
Phát biểu từ đại diện phía khách hàng.
Tặng quà tri ân khách hàng mang dấu ấn của công ty. Bế mạc sự kiện.

Bước 5: Triển khai thực hiện

Kịch bản chỉ là phần trên giấy tờ, sự kiện muốn thành công thì phải bắt tay vào thực hiện:

Lên ý tưởng thiết kế các hạng mục có liên quan: Thư mời, background, backdrop, quà tặng, truyền thông,…
Gửi thư mời đến khách hàng sớm để họ chủ động sắp xếp.
Book nhân sự cho chương trình: PG, MC, band nhạc, âm thanh,…
Thi công, trang trí sảnh tổ chức sự kiện tri ân khách hàng.
Lắp đặt và kiểm tra âm thanh ánh sáng trước khi chạy chương trình.
Chuẩn bị kế hoạch dự phòng nếu như có sự cố bất ngờ.

Một số ý tưởng để sự kiện tri ân khách hàng thật đáng nhớ

Du lịch teambuilding kết hợp gala dinner

Nếu kinh phí dự trù cho sự kiện tri ân khách hàng đủ lớn thì một chuyến du lịch là sự lựa chọn hợp lý. Thông qua chuyến du lịch kết hợp với nhiều hoạt động của teambuilding và gala dinner. Doanh nghiệp có nhiều thời gian để gắn kết với khách hàng hơn.

Với ý tưởng này, doanh nghiệp nên lựa chọn một công ty chuyên tổ chức tour và sự kiện du lịch để đảm bảo sự thành công cho sự kiện.

Pool party

Lựa chọn một không gian tổ chức ngoài trời để thay đổi không khí. Bữa tiệc sẽ trở nên ấn tượng và thú vị hơn nhờ không gian mới.

Một điểm lưu ý nhỏ khi tổ chức pool party là bạn nên cân nhắc đối tượng khách hàng của doanh nghiệp có phù hợp hay không.

Trên đây là những chia sẻ để sự kiện tri ân khách hàng ấn tượng, đáng nhớ và khác biệt. Để đảm bảo sự thành công của một sự kiện tri ân khách hàng. Quý khách nên thuê đơn vị chuyên tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp. Đất Việt Event – đơn vị chuyên tổ chức các sự kiện với nhiều concept đặc biệt hân hạnh được phục vụ Quý khách.

Đất Việt Event

Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, phường 10, quận Gò Vấp, TP.Hồ Chí Minh.
Tổng đài miễn phí: 1800 6700
Hotline: 0933 455 133 (Mr. Duy Trí)
Mail: ductri@datvietevent.com
Website: datvietevent.com