Quy trình “làm event” của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Mỗi một loại hình sự kiện đều có tính chất đặc thù riêng. Tuy nhiên, các loại hình sự kiện đều có chung một quy trình, cùng Đất Việt Event tìm hiểu quy trình cơ bản để tổ chức một sự kiện thành công nhé.

1. Nhận thông tin từ khách hàng.

Thông qua bước nhận brief hay RFP (Request for proposal) từ khách hàng, công ty tổ chức sự kiện có được những thông tin cơ bản như: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian tổ chức sự kiện sẽ diễn ra, số lượng khách mời tham dự sự kiện, thành phần đối tượng tham dự sự kiện, mục tiêu truyền thông, các yêu cầu cơ bản của công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện, địa điểm, thời gian tổ chức, ngân sách chương trình… từ đó công ty tổ chức sự kiện sẽ hình dung được hướng đi cho công việc và lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

2. Hình thành concept và theme

Đây được xem là linh hồn của sự kiện cũng chính là bước quan trọng nhất. Để có được concept và theme, công ty tổ chức sự kiện phải dựa trên các thông tin về đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện, từ đó phát triển các ý tưởng về concept và theme.

Đây là bước quan trọng nhất để hình thành nên một sự kiện thành công. Sau khi đã có concept, công ty tổ chức sự kiện sẽ phát triển được theme (chủ đề chính của sự kiện), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế lên ý tưởng sử dụng xuyên suốt trong chương trình sự kiện, việc trang trí dàn dựng, hoạt động của event phải phù hợp, logic, trơn tru với concept đã vạch ra.

Nếu concept được xem như “linh hồn” của sự kiện thì theme chính là “diện mạo” của sự kiện..

3. Tiến hành viết kế hoạch

Một proposal (kế hoạch chi tiết) tốt phải vẽ ra cho khách hàng thấy được bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện sự kiện đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…

Người đọc proposal sẽ mường tượng được mọi ngóc ngách của chương trình, thông thường phải có các design đi kèm (bandrol, backdrop, standee, phối cảnh 3D tổng thể sân khấu, khu vực tổ chức sự kiện, thiệp mời, tờ rơi…). Càng đầu tư sâu cho phần design, proposal sẽ càng hấp dẫn và lôi cuốn người xem.

Công ty tổ chức sự kiện sẽ lên bảng chi phí chi tiết tất cả các hạng mục cần thiết trong một sự kiện để tránh rủi ro và phát sinh chi phí ngoài kinh phí mà khách hàng cần phải chi cho sự kiện của họ.

4. Thuyết trình

Sau khi đã có trong tay bảng kế hoạch chi tiết cho sự kiện, các thiết kế và dự toán ngân sách, công ty tổ chức sự kiện sẽ gặp trực tiếp khách hàng để thuyết trình. Thông qua thuyết trình, công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp cho khách hàng hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ diễn ra như thế nào, mức độ khả thi ra sao, cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại.

Sau khi khách hàng thống nhất và chọn các hạng mục thực hiện, công ty tổ chức sự kiện và khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo.

5. Thực hiện chương trình

Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)..

Trong sự kiện (At-Event), công ty tổ chức sự kiện sẽ chỉ huy mọi hoạt động, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ đúng kế hoạch. Trong lúc chương trình diễn ra, người điều phối sự kiện cần bám sát theo kịch bản và những gì đã phân công. Tuy nhiên, không hề có một sự kiện nào mà không có sự cố hay rủi ro xảy ra cho dù đã tính toán kỹ lưỡng đến nhường nào, để xử lý và giải quyết được những tình huống đó cần có một sự nháy bén nhất định.

6. Đánh giá, báo cáo tổng kết

Sau khi kết thúc sự kiện, công ty tổ chức sự kiện sẽ gửi báo cáo tổng kết và quyết toán cho khách hàng.

• • Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh

• • Đo lường hiệu quả chương trình: Bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của khách hàng…

• Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner, bandrol đã được thực hiện, bao nhiêu tờ rơi đã phát & phát ở đâu, bao nhiêu thiệp mời đã được gửi, bao nhiêu bài PR đã được các báo đài đưa tin…
• Các hình ảnh báo cáo, tư liệu đính kèm…

Trên đây là quy trình chung để tổ chức một sự kiện. Tùy theo từng sự kiện cụ thể sẽ phát sinh những hạng mục riêng. Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ bám sát theo yêu cầu của khách hàng và các hạng mục phát sinh để lên kế hoạch và triển khai sự kiện thành công tốt đẹp.

Đất Việt Event chuyên tổ chức các sự kiện: khai trương, khánh thành, động thổ, giới thiệu sản phẩm, họp báo, tri ân khách hàng, ngày hội gia đình, tổ chức lễ trung thu, tổ chức year end party… Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm dày dạn, Đất Việt Event cam kết mang đến thành công hơn cả mong đợi cho mọi sự kiện của bạn.

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Đất Việt (Đất Việt Event)

Địa chỉ: 198 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM

ĐT: (028) 73 081 888  – Tổng đài miễn phí: 1800 6700

Website: https://datvietevent.com

Email: contact@datvietevent.com