Những sự cố thường gặp trong tổ chức sự kiện

Bất cứ sự kiện nào khi tổ chức đều gặp những rủi ro ngoài ý muốn. Do vậy, ngay từ khi lên kế hoạch đến khi chuẩn bị và chạy chương trình, bạn cần nắm vững những kỹ năng giải quyết rắc rối để hạn chế những hậu quả mà sai sót gây ra. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách giải quyết hợp lý nhất trong từng trường hợp mà bạn có thể áp dụng:

1. Thay đổi địa điểm

Mọi thứ đã chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng địa điểm lại thay đổi vào phút chót vì nhiều lý do. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến các bộ phận khác từ khâu thi công, nhân sự, thiết kế, mua sắm vật dụng. Nếu thay đổi đến từ phía doanh nghiệp, bạn có thể sẽ phải bồi thường hợp đồng thuê địa điểm, sân khấu của nhà hàng, khách sạn.

Nếu rắc rối đến từ phía đơn vị cung cấp dịch vụ, bạn cũng sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức để tìm kiếm địa điểm mới và lặp lại kế hoạch. Do đó, khi làm việc với các đối tác, bạn nên cân nhắc vấn đề này và đề ra các ràng buộc về địa điểm để không phải giải quyết hậu quả do nó gây ra.

2. Thay đổi thời gian

Việc thay đổi thời gian cũng mang lại cho phía công ty tổ chức sự kiện nhiều rắc rối nếu thời gian diễn ra sớm hơn thời gian gian dự kiến. Lúc này các bộ phận phải gấp rút triển khai công việc để chương trình kịp tiến độ. Tùy vào khung thời gian cụ thể mà mỗi bộ phận cần đôn đốc nhân viên làm việc chớp nhoáng nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng công việc.

Các bộ phận cần chuẩn bị tâm lý trước khi sự kiện diễn ra. Hãy cố gắng hoàn thành mọi việc nhanh nhất có thể để nếu như có thay đổi thời gian thì cũng không quá bất ngờ. Khi các bên ký hợp đồng, nên thêm vào điều khoản về thay đổi thời gian để chủ động hơn và hạn chế rủi ro.

 Tham khảo >>>> Tổ chức sự kiện thành công cần lựa chọn thời gian như thế nào?

3. Làm việc với nhiều đầu mối

Những doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện thường hợp tác với rất nhiều đối tác khác nhau như nhà hàng, khách sạn, bên cho thuê thiết bị âm thanh, bên cho thuê MC, PB, PG, bên thiết kế,… Do đó, việc chồng chéo liên hệ, bỏ sót các liên hệ, lơ là một vài đối tác là có thể gây ra những thiếu sót trong công việc.

Hãy note lại các đối tác, số điện thoại và công việc cần thực hiện, mỗi liên lạc đều ghi lại biên bản, ngày giờ và chốt lại vấn đề cần trao đổi. Có vậy, công mới diễn ra trôi chảy và thuận lợi nhất.

4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc

Nếu các doanh nghiệp chậm trễ ký hợp đồng và chuyển khoản đặt cọc, kế hoạch của bạn sẽ bị chậm trễ. Hãy nhờ sự can thiệp. Phương án bạn nên sử dụng lúc này là nhờ sự can thiệp của những người có trách nhiệm cao hơn giải quyết.

5. Chậm trễ trong thanh toán

Chậm trễ trong thanh toán cũng là một trong những vấn đề quan trọng, khi event thực hiện xong mà khách hàng lấy lý do không chịu thanh toán. Nếu gặp trường này bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán đòi các khoản nợ này. Bởi vì kế toán họ có những bí quyết riêng và quen với những việc này, họ sẽ giúp bạn giải quyết nhanh vấn đề này hơn.

6. Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình

Nhiều đối tác kỹ tính sẽ tham gia vào quá trình tổ chức từ lúc lên ý tưởng đến lúc tổ chức và kết thúc chương trình. Ít nhiều họ sẽ có những góp ý khiến bạn trở nên rối rắm trong công việc. Hãy cố gắng tiếp thu ý kiến và giải thích rõ với đối tác để họ hiểu hơn về công việc của bạn.

Trên đây là một số chia sẻ của Đất Việt Event về các rắc rối thường gặp khi tổ chức sự kiện và một số giải pháp. Mong rằng, chúng sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình tổ chức sự kiện sắp tới.

Mọi thông tin tư vấn và yêu cầu cung cấp dịch vụ, quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Đất Việt (Đất Việt Event)

Địa chỉ: 1107 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM

ĐT: (028) 73 081 888  – Tổng đài miễn phí: 1800 6700

Website: https://datvietevent.com

Email: contact@datvietevent.com

Xem thêm >>> Báo giá tổ chức sự kiện