Nguyên tắc quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện

Vấn đề được quan tâm hàng đầu khi tổ chức một sự kiện là vấn đề ngân sách, tài chính. Vậy để tổ chức một sự kiện thành công cần quản lý tài chính như thế nào? Hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm được những nguyên tác căn bản về quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện.

1. Dự kiến về lợi nhuận của sự kiện

Tính toán doanh thu là điều đầu tiên người tổ chức sự kiện cần làm sau khi nhận báo giá cho sự kiện. Con số được nêu lên phải ở mức vừa có lợi cho công ty vừa đảm bảo chất lượng sự kiện và phù hợp với khả năng chi trả của khách hàng.

Đặt ra một con số thiếu hoặc phi thực tế về số lượng ngân sách tài trợ “dự đoán” sẽ được nhận hoặc về số lượng khách đến tham gia là một trong những yếu tố dẫn đến việc thua lỗ ngân sách. Đừng lý tưởng hóa bất cứ điều gì khi dự toán chi phí tổ chức sự kiện, đừng để những suy nghĩ tích cực đến mức phi thực tế của bạn là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân sách.

2. Luôn có kế hoạch dự phòng cho tình huống rủi ro

Trong tổ chức sự kiện, việc phát sinh những tình huống rủi ro không phải là điều hiếm gặp. Do đó, người tổ chức sự kiện luôn phải lên một kế hoạch dự phòng khi có tình huống xảy ra ngoài dự kiến (dụng cụ hư hao, trời mưa to, khách mời không tham dự, mất điện, hỏa hoạn,…). Chi phí xử lý những trường hợp này thường không nhỏ. Do đó, kế hoạch dự phòng cụ thể, rõ ràng, sự kiện được tổ chức sẽ diễn ra trong tầm kiểm soát của người tổ chức.

3. Kỹ năng quản lí ngân sách

Kỹ năng điều phối nguồn, quản lí dòng tiền gần như là một điều bắt buộc đối với người quản lý ngân sách cho tổ chức sự kiện. Người nắm giữ vị trí này phải người tỉ mỉ, cẩn thận, khéo léo thì mới có thể quản lý tốt ngân sách và đảm bảo việc chi tiêu hợp lý, không vượt ngân sách đề ra.

4. Sự kiện thua lỗ là điều tối kị

Khi số tiền bạn chi trả vượt quá ngân sách đề ra cho sự kiện nghĩa là sự kiện được tổ chức đã thua lỗ. Khi một chương trình bị thua lỗ về mặt ngân sách thì chắc chắn các kế hoạch ban đầu của bạn vốn được lên các bước cụ thể trong bản kế hoạch sẽ không thể thực hiện được trọn vẹn. Điều này thường xảy ra với những sự kiện lớn, các sự kiện bán vé.

Do đó, chuẩn bị ngân sách là yếu tố chủ chốt khi quản lý chương trình tổ chức sự kiện, cũng là một trong những vấn đề quan trọng nhất. Rõ ràng rằng, mọi vấn đề chỉ được xây dựng trên nền tảng tiềm lực kinh tế vững chắc.

Xem thêm bài viết được quan tâm:

• Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hồ Chí Minh