Công thức vàng 5W và 1H để lên ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo

Công thức tư duy 5W1H từ lâu đã rất phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, 5W1H cũng được rất nhiều đơn vị sử dụng để lên ý tưởng tổ chức sự kiện, làm tiền đề cho một sự kiện thành công tốt đẹp. Vậy 5W1H cụ thể là gì? Trong bài viết dưới đây Đất Việt Event sẽ gửi đến bạn những thông tin về công thức tư duy này.

1. Why

Chữ WHY giúp chúng ta xác định được mục đích, mục tiêu của sự kiện, lý do sự kiện được tổ chức và nhằm đạt được mục tiêu gì. Trả lời được câu hỏi này giúp các bạn định hướng đúng & lên kế hoạch một cách tốt nhất nhằm mang lại kết quả chính xác của sự kiện.

Xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là rất quan trọng vì nó cung cấp cho bạn hướng đi mà bạn nên tiếp tục để lên ý tưởng tổ chức sự kiện và hoàn thành mục tiêu của mình. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.

2. What

Tên sự kiện là gì, có những hoạt động nào diễn ra trong sự kiện? Tất cả các thông tin về sự kiện? Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt người phương tiện truyền thông…

Chủ đề sự kiện là gì? Quy định đối với khách mời ra sao? Sự kiện có bán vé hay vào cổng tự do? Khách tham gia sự kiện có được tặng quà không? Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc…

Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà tài trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự kiện một cách tốt nhất. Ngân sách của sự kiện là bao nhiêu?

3. Who

Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện là khách hàng mục tiêu của họ. Với mỗi một nhãn hàng, 1 nhà tổ chức sẽ lại có những phong cách và cá tính khác nhau. Vì thế hiểu khách hàng là điều rất quan trọng để đưa ra ý tưởng tổ chức sự kiện phù hợp với tính cách của họ.

4. When

Sự kiện được tổ chức khi nào? Thời gian tổ chức sự kiện giúp các bạn xác định xem có phù hợp với tính chất sự kiện hay không. Ngoài ra nếu sự kiện làm ngoài trời sẽ cần để ý thời gian này có vào mùa mưa bão không để giúp chúng ta có kế hoạch phòng bị. Bên cạnh đó giúp các bạn xác định được xem có những sự kiện tương tự nào đang diễn ra không để xác định mức độ thu hút tới sự kiện của các bạn.

Hãy lưu ý những điều sau khi lựa chọn ngày và thời gian cho sự kiện:

  • Chọn ngày và thời gian theo tiện lợi cho khách mời / khán giả tham gia
  • Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn.
  • Lưu ý về thời tiết và khí khậu. Thật là thảm họa nếu tổ chức các sự kiện ngoài trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến.

5. Where

Sự kiện được tổ chức ở đâu? Câu hỏi này giúp chúng ta xác định được vị trí và không gian tổ chức (indoor hoặc outdoor). Tùy theo ý tưởng tổ chức sự kiện, chủ đề sự kiện, cùng với thời gian sự kiện diễn ra để các bạn có kế hoạch tổ chức hoặc di chuyển nếu sự kiện ở xa và chuẩn bị cho các kế hoạch hậu cần và đối tác sản xuất.

Để sự kiện được thành công thì địa điểm tổ chức còn phải tạo được sự thuận tiện tối đa về giao thông cho khách mời, cũng như phải phù hợp với ý tưởng, với nội dung của sự kiện nhằm tạo được sự tương tác tích cực cho sự kiện.

6. How

Làm như thế nào? Sau khi trả lời hết 5W các bạn sẽ biết mình sẽ phải làm như thế nào với sự kiện của bạn. Sự kiện đó được tiến hành như thế nào từ đầu đến cuối? Tùy vào tính chất của sự kiện, theo yêu cầu khách hàng, hoặc tùy theo ý tưởng, ngân sách cụ thể sẽ có cách triển khai riêng cho từng sự kiện.

Đất Việt Event vừa cung cấp những thông tin khái quát về công thức 5W1H để lên ý tưởng tổ chức sự kiện. Từ đây, ta có thể thấy công thức này có thể dược áp dụng vào rất nhiều lĩnh vực khác nữa, thật hữu dụng phải không nào? Hãy vận dụng nó trong mọi hoạt động của cuộc sống để công việc của bạn trở nên thuận lợi hơn nhé.