Nên tổ chức tiệc tất niên ngày thường hay cuối tuần?

Tiệc tất niên công ty thường được xem như dấu mốc khép lại một năm làm việc, nhưng chọn ngày nào để mọi người cùng tham dự lại không đơn giản. Tổ chức quá sớm có thể thiếu không khí cuối năm, còn quá sát Tết lại dễ vướng lịch cá nhân. Bởi vậy, thời điểm và ngày tổ chức cần được tính toán dựa trên lịch làm việc, quy mô nhân sự và hình thức chương trình.

Tổ chức tiệc tất niên vào tháng mấy là hợp lý?

Thông thường, thời gian tổ chức tiệc tất niên phù hợp là từ giữa tháng 12 đến trước kỳ nghỉ Tết Nguyên đán. Đây là lúc doanh nghiệp hoàn tất tổng kết, khen thưởng và nhìn lại một năm, đồng thời không khí đón năm mới cũng bắt đầu rõ nét.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ đến sát Tết mới tổ chức. Đầu hoặc giữa tháng 12 thường dễ chủ động hơn về địa điểm, sân khấu và dịch vụ, đặc biệt với sự kiện quy mô lớn. Quan trọng nhất là chọn thời điểm đủ gần cuối năm nhưng không quá sát Tết để hạn chế trùng lịch cá nhân của nhân viên.

Không khí nhộn nhịp vào tiệc tất niên cuối năm (Ảnh: sưu tầm)

Nên tổ chức ngày thường hay cuối tuần?

Ngày tổ chức không chỉ quyết định lịch trình sự kiện mà còn ảnh hưởng đến cách xây dựng chương trình và khả năng tham gia của nhân viên. 

Về việc linh hoạt, cuối tuần thường là thời điểm phù hợp hơn cho tiệc tất niên công ty, đặc biệt với chương trình có nhiều hoạt động. Thông báo lịch sớm sẽ giúp nhân viên chủ động sắp xếp và tham gia đông đủ.

Chọn ngày phù hợp để nhân viên tham dự đông đủ (Ảnh: sưu tầm)

Các khoản chi cần tính khi tổ chức tiệc tất niên 

Chi phí tổ chức tiệc tất niên không có một mức cố định mà phụ thuộc vào số lượng khách mời, địa điểm, thực đơn và quy mô chương trình. Một buổi tiệc đơn giản sẽ có ngân sách khác nhau.

Vì vậy, thay vì chỉ nhìn vào mức giá, doanh nghiệp nên cân đối ngân sách với quy mô và mục tiêu chương trình để lựa chọn các hạng mục thực sự cần thiết, vừa kiểm soát chi phí vừa đảm bảo buổi tất niên diễn ra chỉn chu. 

Chi phí phụ thuộc quy mô và hạng mục tổ chức (Ảnh: sưu tầm)

Đừng vội chốt ngày khi chưa tính những yếu tố này  

1. Đặc thù công việc của nhân viên

Mỗi doanh nghiệp có một nhịp làm việc khác nhau nên lịch tổ chức cũng cần được tính toán phù hợp. Với công ty làm việc giờ hành chính, việc sắp xếp tiệc cuối năm thường đơn giản hơn; trong khi doanh nghiệp có nhân sự làm theo ca, thường xuyên công tác hoặc trực dịch vụ cần linh hoạt hơn để đảm bảo các bộ phận đều có thể tham gia.

Trước khi chốt ngày, ban tổ chức nên rà soát lịch làm việc của từng nhóm để hạn chế tình trạng thiếu người trong ngày diễn ra sự kiện. 

2. Quy mô và thời lượng chương trình

Quy mô sự kiện càng lớn thì việc sắp xếp thời gian tổ chức càng cần được tính toán kỹ. Một buổi tiệc đơn giản có thể hoàn thành trong vài tiếng, nhưng nếu kết hợp team building, gala dinner hoặc nghỉ dưỡng, doanh nghiệp sẽ cần quỹ thời gian rộng hơn. 

Vì vậy, hãy xác định trước các hoạt động chính để sắp xếp lịch trình vừa đủ, tránh chương trình bị dồn dập hoặc kéo dài không cần thiết. 

Quy mô quyết định thời lượng chương trình (Ảnh: sưu tầm)

3. Địa điểm tổ chức

Việc chọn ngày nên đi cùng với kế hoạch tìm địa điểm, nhất là khi mùa tất niên cuối năm thường có nhu cầu đặt chỗ cao. Những nơi có không gian rộng, sân khấu chỉn chu và sức chứa lớn thường nhanh kín lịch, do đó, doanh nghiệp nên khảo sát và đặt chỗ sớm để giữ được địa điểm ưng ý, tránh phải thay đổi kế hoạch vào phút cuối. 

Lựa chọn địa điểm phù hợp với số lượng nhân viên tham gia (Ảnh: sưu tầm)

4. Lịch cá nhân của nhân viên

Cuối năm, nhân viên thường có nhiều kế hoạch riêng như về quê, nghỉ phép hoặc chuẩn bị cho kỳ nghỉ Tết. Do đó, nên thông báo lịch dự kiến sớm và tham khảo ý kiến nhân viên để chọn được thời điểm thuận tiện cho đa số. 

Chủ động sắp xếp ngày diễn ra để nhân viên có thể tham dự (Ảnh: sưu tầm)

5. Ngân sách và dịch vụ đi kèm

Thời điểm tổ chức cũng có thể tác động đến chi phí thuê địa điểm, tiệc, âm thanh, ánh sáng, sân khấu và nhân sự phục vụ. Do đó, doanh nghiệp nên xác định ngân sách trước, tham khảo báo giá và đặt dịch vụ sớm, nhất là trong giai đoạn cao điểm cuối năm để dễ kiểm soát chi phí và hạn chế phát sinh. 

Lên kế hoạch ngân sách và dịch vụ rõ ràng (Ảnh: sưu tầm)

6. Mục tiêu của buổi tất niên

Doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu của buổi tất niên: đơn thuần tổng kết cuối năm hay hướng đến một chương trình gắn kết tập thể. Nếu có thêm các hoạt động như vinh danh, biểu diễn, trò chơi hoặc team building, cuối tuần sẽ thuận tiện hơn về thời gian, giúp chương trình có thể triển khai trọn vẹn mà không bị giới hạn bởi giờ làm. 

Tiệc tất niên chỉn chu hơn khi có Đất Việt Event đồng hành 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp với số lượng nhân sự, ngân sách và mục tiêu chương trình. Từ lên ý tưởng, xây dựng kịch bản đến sân khấu, âm thanh – ánh sáng và điều phối sự kiện, Đất Việt Event hỗ trợ triển khai các hạng mục đồng bộ, giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng chuẩn bị và chủ động hơn trong ngày diễn ra tiệc. Liên hệ Đất Việt Event qua Hotline 0981 814 070 để được tư vấn phương án tổ chức tiệc tất niên phù hợp.

Đất Việt Event

>>>> Đọc thêm: Tiệc tất niên công ty: Nên chuẩn bị trước bao lâu?