[Bật mí] Chi phí tổ chức YEP cho công ty là bao nhiêu?

Year End Party (YEP) là dịp doanh nghiệp tổng kết một năm hoạt động, tri ân nhân sự và tạo không gian giao lưu trước khi bước sang năm mới. Tuy nhiên, để tổ chức tiệc tất niên chỉn chu, doanh nghiệp cần tính toán nhiều khoản từ địa điểm, tiệc ăn uống đến sân khấu, âm thanh, nhân sự và quà tặng. Vậy chi phí tổ chức YEP cho công ty thường khoảng bao nhiêu và nên dự trù ngân sách như thế nào? Đất Việt Event sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ hơn trong bài viết dưới dây.

Chi phí tổ chức YEP cho công ty khoảng bao nhiêu?

Mức chi phí tổ chức Year End Party cho công ty luôn linh hoạt và không có biểu giá chung. Ví dụ, với cùng số lượng khách mời, một buổi tiệc gọn nhẹ tại nhà hàng sẽ tốn ít ngân sách hơn hẳn so với sự kiện tại khách sạn có sân khấu LED, nghệ sĩ biểu diễn và các hoạt động tương tác hoành tráng.

Theo các mức ngân sách tham khảo, doanh nghiệp có thể tạm chia thành ba nhóm:

Đây chỉ là dữ liệu để doanh nghiệp tham khảo khi phác thảo ngân sách, không đại diện cho mức giá cố định. Với một chương trình quy mô 100 người, ngân sách có thể dao động từ vài chục đến vài trăm triệu đồng tùy yêu cầu. Khi số lượng khách tăng lên 200, 300 hoặc 500 người, tổng chi phí cũng thay đổi theo cả tiền tiệc lẫn quy mô vận hành.

Một cách đơn giản để doanh nghiệp bắt đầu tính toán là xác định chi phí bình quân trên mỗi khách: Chi phí bình quân/người = Tổng ngân sách dự kiến / Số lượng khách tham dự

Từ con số này, người phụ trách có thể phân bổ ngân sách cho từng nhóm hạng mục và điều chỉnh những phần chưa thực sự cần thiết.

Không gian Year End Party doanh nghiệp (Ảnh: Đất Việt Event)

Các hạng mục chính trong chi phí tổ chức Year End Party

Để dự trù chi phí tổ chức tiệc tất niên sát thực tế, doanh nghiệp nên bóc tách ngân sách theo từng hạng mục thay vì chỉ dựa vào một mức tổng. các khoản chính thường gồm:

Chi phí địa điểm tổ chức

Nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị hay resort đều có mức giá khác nhau tùy vị trí, sức chứa, thời gian thuê và dịch vụ đi kèm. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra phí phục vụ, setup, thiết bị bên ngoài và thời gian sử dụng để tránh phát sinh ngoài dự kiến.

Địa điểm tổ chức tiệc tất niên (Ảnh: Đất Việt Event)

Chi phí tiệc ăn uống

Khoản này thường chiếm phần lớn ngân sách của toàn bộ sự kiện. Set menu có thể tham khảo khoảng 350.000 – 600.000 đồng/người, buffet khoảng 400.000 – 700.000 đồng/người tùy địa điểm và thực đơn. Ngoài tiền tiệc, cần tính thêm đồ uống, phí phục vụ và VAT nếu chưa bao gồm.

Chi phí sân khấu, ánh sáng âm thanh và LED

Các chương trình có vinh danh, văn nghệ hoặc tương tác sân khấu thường đầu tư hệ thống kỹ thuật để phù hợp. Chi phí phụ thuộc vào kích thước sân khấu, diện tích LED, cấu hình âm thanh – ánh sáng và điều kiện không gian. Vì vậy, những mức giá như sân khấu khoảng 125.000 đồng/m² hay LED khoảng 600.000 đồng/m² chỉ nên xem là số liệu tham khảo.

Sân khấu và hệ thống kỹ thuật YEP (Ảnh: Đất Việt Event)

Chi phí MC, nghệ sĩ và nhân sự

MC, ca sĩ, DJ, ban nhạc, vũ đoàn, PG/PB và ekip điều phối đều cần được đưa vào dự toán. Mức chi phí thay đổi theo hình thức biểu diễn, thời lượng và độ nhận diện của nghệ sĩ. Trong khoản kinh phí vừa phải, việc kết hợp các tiết mục nội bộ cùng nhân sự biểu diễn chuyên nghiệp sẽ giúp chương trình thêm phần ấn tượng.

Chi phí trang trí và check-in

Backdrop, photo booth, hoa, tiểu cảnh, bàn lễ tân và các vật phẩm check-in giúp không gian YEP đồng bộ với concept. Mặc dù chi phí sẽ đội lên theo mức độ hoành tráng và phức tạp của thiết kế, doanh nghiệp hoàn toàn không bắt buộc phải trang trí quá cầu kỳ. Đôi khi, chỉ cần bám sát một concept rõ ràng và đồng bộ cũng đủ để mang lại hiệu ứng thị giác ấn tượng cho sự kiện.

Khu vực check-in Year End Party (Ảnh: Đất Việt Event)

Chi phí quà tặng, giải thưởng và media

Quà tặng, giải thưởng, voucher, lucky draw cùng chi phí chụp ảnh, quay phim, video highlight cũng nên được tính ngay từ đầu. Quà tặng phổ thông có thể dự trù khoảng 100.000 – 300.000 đồng/người, trong khi chi phí media phụ thuộc vào số lượng nhân sự, thời gian tác nghiệp và yêu cầu hậu kỳ.

Những yếu tố làm chi phí tiệc tất niên công ty thay đổi

Không phải doanh nghiệp nào cũng có cùng một mức chi phí tiệc tất niên công ty. Có ít nhất năm yếu tố cần cân nhắc trước khi chốt ngân sách.

• Số lượng khách: Đây là yếu tố tác động trực tiếp đến tiền tiệc, bàn ghế, quà tặng và quy mô không gian. Chỉ cần thay đổi số lượng khách, nhiều hạng mục khác cũng phải điều chỉnh theo.
• Địa điểm: Nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị hay resort có mức giá và chính sách dịch vụ khác nhau. Địa điểm càng cao cấp, yêu cầu về không gian và dịch vụ đi kèm càng nhiều.
• Thời điểm tổ chức: Cuối năm là mùa cao điểm của các sự kiện doanh nghiệp. Ngày tổ chức, khung giờ và thời gian đặt địa điểm có thể ảnh hưởng đến chi phí thuê không gian.
• Concept và quy mô chương trình: Một buổi tiệc đơn giản sẽ có ngân sách rất khác với gala có LED lớn, vinh danh, biểu diễn nghệ thuật, lucky draw và nhiều hoạt động tương tác.
• Mức độ thuê dịch vụ: Doanh nghiệp tự chuẩn bị một phần nhân sự, tiết mục hoặc nội dung sẽ có cơ cấu ngân sách khác với chương trình thuê đơn vị tổ chức triển khai gần như toàn bộ.

Những yếu tố làm thay đổi chi phí (Ảnh: Sưu tầm)

Đất Việt Event giúp tối ưu chi phí tổ chức YEP

Để kiểm soát chi phí tổ chức YEP, doanh nghiệp cần cân đối nhiều hạng mục từ địa điểm, tiệc, sân khấu, kỹ thuật đến nhân sự và trang trí. Đồng hành cùng đơn vị chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp có phương án tổng thể ngay từ đầu, hạn chế phát sinh và sử dụng ngân sách hợp lý hơn.

• Tư vấn phương án theo ngân sách

Đất Việt Event dựa trên số lượng khách, mục tiêu chương trình và ngân sách dự kiến để tư vấn concept, địa điểm, thực đơn và các hạng mục phù hợp. Doanh nghiệp có thể chủ động xác định khoản nào cần ưu tiên thay vì đầu tư dàn trải.

• Đồng bộ các hạng mục tổ chức 

Từ sân khấu, âm thanh – ánh sáng, MC, trang trí đến nhân sự và media, các hạng mục được tính toán trong cùng một phương án. cách triển khai này giúp doanh nghiệp giảm thời gian làm việc với nhiều nhà cung cấp và dễ kiểm soát tổng chi phí.

Ekip Đất Việt Event vận hành chương trình YEP (Ảnh: Đất Việt Event)

• Hạn chế chi phí phát sinh

Ngay từ khâu dự đoán, Đất Việt Event có thể cùng doanh nghiệp rà soát những khoản như setup, vận chuyển, thiết bị và thời gian sử dụng địa điểm. Việc xác định rõ phạm vi dịch vụ giúp ngân sách được chủ động hơn trong suốt quá trình tổ chức.

• Tối ưu trải nghiệm thay vì chi tiêu dàn trải

Không phải hạng mục nào đầu tư lớn cũng tạo hiệu quả tương xứng. Tùy mục tiêu chương trình, ngân sách có thể được ưu tiên cho concept, kịch bản, sân khấu, hoạt động tương tác hoặc phần vinh danh để YEP vừa chỉnh chu vừa phù hợp với khả năng chi trả của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc chi phí tổ chức Year End Party và giữa việc tự triển khai với thuê dịch vụ chuyên nghiệp, Đất Việt Event có thể là một phương án để tham khảo. Liên hệ hotline 0981 814 070 để được trao đổi về quy mô, mục tiêu và yêu cầu thực tế của chương trình, từ đó nhận phương án phù hợp cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn trước khi quyết định.

Đất Việt Event

Tham khảo thêm: Tiệc cuối năm có cần dress code không? Chọn sao cho đúng “vibe”?