10 sai lầm thường gặp khi làm sự kiện đầu năm

Đầu năm là thời điểm vàng để doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai xuân, ra quân đầu năm hoặc tri ân khách hàng. Tuy nhiên, nếu chuẩn bị thiếu kỹ lưỡng, sự kiện rất dễ gặp sự cố ngoài ý muốn. Bài viết dưới đây, Event Đất Việt sẽ cung cấp thông tin về 10 sai lầm thường gặp khi làm sự kiện đầu năm mà nhiều đơn vị vô tình mắc phải 

Vì sao sự kiện đầu năm dễ phát sinh rủi ro?

Sự kiện đầu năm thường được tổ chức trong bối cảnh cao điểm, khi nhiều doanh nghiệp đồng loạt triển khai các chương trình khai xuân, ra quân hoặc hội nghị khách hàng. Nhu cầu tăng mạnh khiến việc đặt địa điểm, nhân sự, thiết bị kỹ thuật trở nên khó khăn hơn, dễ phát sinh thiếu sót nếu không chuẩn bị sớm 

Vì sao sự kiện đầu năm dễ phát sinh rủi ro? (Ảnh: sưu tầm)

Bên cạnh đó, tâm lý làm nhanh cho kịp tiến độ đầu năm khiến nhiều đơn vị rút ngắn thời gian lên kế hoạch, dẫn đến kịch bản chưa hoàn chỉnh , ngân sách dự trù thiếu chính xác và thiếu phương án dự phòng. Ngoài ra, các yếu tố khách quan như thời tiết cũng là nguyên nhân khiến sự kiện đầu năm tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn so với các thời điểm khác trong năm

Sự kiện đầu năm gồm những loại hình phổ biến nào? 

Sự kiện đầu năm được tổ chức với nhiều hình thức khác nhau, tùy theo mục tiêu và quy mô của từng doanh nghiệp. Một số loại hình phổ biến có thể kể đến như: 

• Sự kiện khai xuân doanh nghiệp: Thường diễn ra ngay sau kỳ nghỉ Tết, mang ý nghĩa khởi động năm mới, cầu may mắn và tạo tinh thần tích cực cho tập thể 
• Lễ ra quân đầu năm: Nhấn mạnh thông điệp quyết tâm, định hướng chiến lược và mục tiêu kinh doanh, thường áp dụng cho đội ngũ kinh doanh, bán hàng 

Sự kiện đầu năm gồm những loại hình phổ biến nào? (Ảnh: sưu tầm)

• Hội nghị khách hàng đầu năm: Kết hợp tri ân, giới thiệu định hướng hợp tác và tăng cường mối quan hệ với đối tác, khách hàng thân thiết 
• Sự kiện ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới: Tận dụng thời điểm đầu năm để tạo dấu ấn truyền thông và thu hút sự chú ý của thị trường 
• Sự kiện nội bộ – gắn kết nhân sự: Bao gồm tiệc tất niên muộn, team building, hoạt động văn hóa doanh nghiệp nhằm tạo sự kết nối và khích lệ tinh thần làm việc sau Tết 

10 sai lầm thường gặp khi làm sự kiện đầu năm

Không xác định rõ mục tiêu tổ chức sự kiện 

Một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất là tổ chức sự kiện theo cảm tính, thiếu định hướng rõ ràng. Nhiều doanh nghiệp chỉ tổ chức vì “đầu năm phải có sự kiện” mà chưa xác định được mục tiêu chính: 

• Tri ân khách hàng 
• Khai trương – ra mắt sản phẩm 
• Truyền thông thương hiệu 
• Gắn kết nội bộ 

Việc không làm rõ mục tiêu khiến nội dung chương trình rời rạc, khó đo lường hiệu quả sau sự kiện 

Lên kế hoạch quá sát ngày tổ chức 

Đầu năm là thời điểm nhiều sự kiện diễn ra cùng lúc, từ khai xuân, họp mặt đến lễ ra quân. Nếu lên kế hoạch quá gấp rút, doanh nghiệp dễ gặp các vấn đề như: 

• Không đặt được địa điểm phù hợp 
• Thiếu nhân sự vận hành 
• Nội dung chương trình chuẩn bị sơ sài 

Một sự kiện đầu năm chuyên nghiệp cần có kế hoạch chi tiết và timeline rõ ràng ngay từ sớm 

Dự trù ngân sách thiếu chính xác

Chi phí tổ chức sự kiện đầu năm thường cao hơn so với các thời điểm khác do nhu cầu tăng mạnh. Nhiều đơn vị chỉ ước tính ngân sách ở mức tối thiểu, không có khoản dự phòng cho các chi phí phát sinh như:

• Trang trí bổ sung 
• Âm thanh – ánh sáng nâng cấp 
• Quà tặng, nhân sự hỗ trợ 

Điều này dễ khiến sự kiện bị cắt giảm chất lượng hoặc vượt ngân sách ban đầu 

10 sai lầm thường gặp khi làm sự kiện đầu năm (Ảnh: sưu tầm)

Bỏ qua các thủ tục và yếu tố pháp lý cần thiết 

Nhiều doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện đầu năm chỉ tập trung vào kịch bản và hình ảnh mà xem nhẹ các yếu tố pháp lý liên quan. Điều này đặc biệt dễ xảy ra trong các sự kiện có quy mô vừa và lớn hoặc tổ chức tại không gian công cộng. Một số sai sót thường gặp có thể kể đến: 

• Không xin phép tổ chức sự kiện theo quy định địa phương 
• Thiếu hợp đồng, biên bản rõ ràng với nhà cung cấp 
• Không chuẩn bị phương án đảm bảo an ninh, an toàn cho khách tham dự 

Địa điểm tổ chức không phù hợp 

Địa điểm là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của người tham dự. Những sai lầm thường gặp bao gồm:

• Không gian quá nhỏ hoặc quá rộng so với số lượng khách 
• Vị trí khó di chuyển, thiếu bãi đỗ xe 
• Không phù hợp với concept và tinh thần đầu năm 

Một địa điểm phù hợp sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và tạo ấn tượng tốt hơn

Nội dung chương trình thiếu sự gắn kết

Không ít doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào hình thức mà bỏ qua trải nghiệm thực tế của người tham dự. Chương trình sự kiện đầu năm thường bị xây dựng theo lối một chiều, nặng về phát biểu và nghi thức, khiến khách mời dễ cảm thấy nhàm chán, thiếu sự kết nối. Một số biểu hiện thường gặp của sai lầm này gồm: 

• Kịch bản chương trình kéo dài, dàn trải, không có điểm nhấn rõ ràng  
• Thiếu hoạt động tương tác 
• Nội dung lặp lại các năm trước 

Khi thiếu yếu tố gắn kết, sự kiện đầu năm khó để lại ấn tượng sâu sắc và không đạt được mục tiêu truyền thông hay xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, đối tác.

Truyền thông sự kiện chưa hiệu quả 

Nhiều sự kiện đầu năm được tổ chức khá chỉn chu nhưng lại không được biết đến rộng rãi do truyền thông kém hiệu quả. Các lỗi thường gặp bao gồm: 

• Thông báo sự kiện quá muộn 
• Thông tin không đồng nhất trên các kênh 
• Thiếu hình ảnh và thông điệp mang không khí đầu năm 

Truyền thông tốt không chỉ giúp thu hút khách tham dự mà còn gia tăng giá trị thương hiệu 

Hoạt động gắn kết – không thể thiếu khi tổ chức sự kiện đầu năm (Ảnh: sưu tầm)

Nhân sự tổ chức thiếu kinh nghiệm 

Việc giao toàn bộ khâu tổ chức cho nhân sự nội bộ thiếu kinh nghiệm dễ dẫn đến sai sót trong vận hành. Những vấn đề thường gặp là: 

• Phân công công việc không rõ ràng 
• Xử lý tình huống chậm 
• Thiếu người kiểm soát tổng thể chương trình 

Sự kiện đầu năm thường mang tính hình ảnh cao, chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến ấn tượng chung 

Không chuẩn bị phương án dự phòng 

Sự kiện luôn tiềm ẩn rủi ro, đặc biệt là các chương trình ngoài trời đầu năm. Sai lầm phổ biến là: 

• Không có kịch bản thay thế khi thời tiết xấu 
• Không chuẩn bị thiết bị dự phòng
• Không có phương án xử lý sự cố kỹ thuật 

Việc thiếu phương án dự phòng khiến doanh nghiệp bị động và dễ rơi vào tình huống khủng hoảng 

Bỏ qua bước đánh giá sau sự kiện 

Nhiều doanh nghiệp xem sự kiện kết thúc là đã hoàn thành nhiệm vụ mà quên mất bước tổng kết và đánh giá. Điều này dẫn đến:

• Không đo lường được hiệu quả thực tế 
• Không rút ra bài học cho lần tổ chức sau 
• Lặp lại các sai lầm cũ 

Đánh giá sau sự kiện là bước quan trọng giúp tối ưu chiến lược tổ chức trong tương lai 

Việc nhận diện sớm những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện đầu năm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khâu chuẩn bị, tối ưu ngân sách và nâng cao hiệu quả chương trình. Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm sự kiện cho doanh nghiệp lớn nhỏ, Event Đất Việt hiểu rằng một kế hoạch chỉn chu ngay từ đầu không chỉ mang lại khởi đầu suôn sẻ mà còn tạo nền tảng vững chắc cho cả năm hoạt động phía trước. Để được tư vấn giải pháp tổ chức sự kiện đầu năm chuyên nghiệp, hiệu quả và phù hợp ngân sách, doanh nghiệp hãy liên hệ Event Đất Việt để được hỗ trợ chi tiết.