Bảng Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết Nhất Năm 2022

Có cần thiết phải lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không? Làm cách nào để xây dựng bảng dự trù kinh phí chuẩn? Đọc ngay nội dung dưới đây của Đất Việt Event để giải quyết vấn đề chi phí hiệu quả nhé!

Tại sao cần phải lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bảng liệt kê ra tất cả các khoản chi tiêu và dự trù mức giá dự kiến của những khoản đó. Tiếp theo, người lập bảng sẽ tổng lại toàn bộ số tiền cần chi. Khi lập bảng dự trù kinh phí nên trình bày thật chi tiết, rõ ràng để tránh trường hợp sai sót.

Lập bảng dự trù kinh phí giúp cho sự kiện diễn ra thành công hơn.

Đầu tiên, việc lập bảng dự trù kinh phí sẽ giúp hạn chế rủi ro thâm hụt ngân sách. Nếu không lập bảng sẽ dễ xảy ra các sai sót về mặt chi tiêu. Đảm bảo kinh phí cho các tình huống bất ngờ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.

Tạo ấn tượng tốt cho đối tác và người tham dự sự kiện. Ngoài ra, còn hạn chế được tình trạng gian lận trong quá trình chi tổ chức sự kiện.

Hướng dẫn xây dựng bảng dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện

Xây dựng bảng dự trù kinh phí khi tổ chức các sự kiện là điều rất cần thiết. Nó đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.

Nghiên cứu proposal sự kiện

Proposal chính là những đề xuất về ý tưởng, quy mô, phong cách, thiết kế, phương thức tổ chức,… của sự kiện. Để có thể hoàn thành tốt bảng dự trù kinh phí, bạn nên nghiên cứu proposal thật kỹ.

Nghiên cứu proposal là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình tiến hành tổ chức sự kiện.

Khi nghiên cứu proposal sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về sự kiện. Từ đó, bạn có thể tính toán chi tiết, hiệu quả các khoản mục cần thiết cho sự kiện. Điều này cũng sẽ tránh thâm hụt ngân sách, giải quyết được chi phí cho các vấn đề phát sinh.

Lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị

Sau khi đã hoàn thành việc nghiên cứu proposal, bạn đã có thể lập checklist cho tất cả các hạng mục của sự kiện. Lập checklist sẽ đảm bảo không bị sót hạng mục nào. Ngoài ra, còn giúp bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được chi tiết và đúng chuẩn hơn.

Do đó, bạn phải thật cẩn trọng, kỹ càng trong quá trình lập checklist. Khi liệt kê càng chi tiết, càng đầy đủ sẽ giúp cho bảng dự trù kinh phí sát với thực tế, không sai sót.

Tham khảo giá các đơn vị cung cấp dịch vụ

Tiếp theo, bạn sẽ phải tiến hành dự trù mức giá cho tất cả các hạng mục cần phải chi. Vì vậy, bạn phải tham khảo giá của các bên cung cấp dịch vụ. Từ đó, đưa ra mức giá dự kiến cho các hạng mục sát nhất với thực tế.

Bên cạnh đó, việc này cũng sẽ giúp bạn lựa chọn được bên cung cấp dịch vụ phù hợp. Nên cân nhắc thật kỹ để đưa ra lựa chọn tốt nhất, hợp lý nhất.

Tính toán chi phí phát sinh

Tính toán chi phí phát sinh.

Khi bắt đầu lập bảng dự trù kinh phí, đừng bỏ quên các chi phí phát sinh. Chi phí phát sinh chính là những loại chi phí nằm ngoài dự kiến hay là các khoản sử dụng để khắc phục các trường hợp ngoài ý muốn.

Thông thường, khi tổ chức sự kiện sẽ khó có thể tránh khỏi các trường hợp ngoài muốn. Có thể là sự cố về âm thanh, sự cố mất điện chẳng hạn. Do vậy, bạn phải tính toán, dự trù thêm phần chi phí phát sinh để khắc phục tình trạng này.

Hoàn thành bảng dự trù kinh phí

Tiếp theo là hoàn thành bảng dự trù kinh phí dưới dạng file excel. File này sẽ trình bày đầy đủ tất cả hạng mục cần chi cho sự kiện. Cuối cùng khi hoàn thành xong, bạn đã có thể gửi bảng dự trù hoàn thiện này cho ban lãnh đạo.

Mẫu bảng dự trù kinh phí cho sự kiện mới nhất

Chắc chắn những bạn chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ gặp không ít khó khăn khi lập bảng dự trù kinh phí. Bạn sẽ khó đưa ra được chi phí một cách cụ thể, chi tiết, sát với thực tế. Do đó, để mọi người có thể nắm rõ hơn, Đất Việt Event sẽ gửi đến bạn mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mới nhất.

Bảng dự trù kinh phí của một lễ kỷ niệm.

Lưu ý cần nhớ khi dự trù kinh phí cho sự kiện

Lưu ý cần nhớ khi dự trù kinh phí cho sự kiện.

Khi tổ chức sự kiện chắc chắn phải thật chú ý về việc dự trù kinh phí phát sinh. Có rất nhiều trường hợp, sự cố phát sinh ngoài ý muốn trong quá trình tổ chức sự kiện. Chẳng hạn như trục trặc về kỹ thuật, thời tiết,… sẽ tác động đến chất lượng của sự kiện.

Vì vậy, bạn nên dự trù kinh phí để khắc phục, ứng phó với những rủi ro này. Điều này sẽ giúp sự kiện diễn ra thành công hơn, đạt hiệu quả tốt.

Cách tổ chức event tiết kiệm chi phí

Khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện bạn nên tìm hiểu, tham khảo thật kỹ từ các nguồn tin cậy. Đơn vị tổ chức sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định đến sự thành công của sự kiện. Một đơn vị có tâm và có tầm, họ sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu triệt để các khoản chi phí phát sinh.

Cách tổ chức event tiết kiệm chi phí.

Đất Việt Event là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu, uy tín. Đất Việt Event đã có rất nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi còn có đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, đam mê, tận tâm, giàu sức sáng tạo.

Chúng tôi chắc chắn bạn sẽ có một trải nghiệm rất tuyệt vời. Đất Việt Event hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn một sự kiện vô cùng hoành tráng, bùng nổ nhất.

Đó là mọi thông tin về bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mà Đất Việt Event muốn gửi đến bạn. Mong rằng nó sẽ giúp ích được nhiều cho bạn. Nếu bạn còn có những thắc mắc gì hãy liên hệ ngay với Đất Việt Event để được tư vấn và giải đáp nhé!