4 điều phải biết về lựa chọn Agency tổ chức sự kiện

Khi xác định đặt hàng Agency tổ chức sự kiện, bạn phải cân nhắc rất nhiều yếu tố để chọn được Agency phù hợp nhất cho sự kiện dự định tổ chức. Dưới đây là 4 điều cơ bản bạn cần biết khi lựa chọn Agency tổ chức sự kiện.

Đánh giá sự kiện cần tổ chức

Bạn cần phải hiểu rõ những mục tiêu, yêu cầu chính trong sự kiện của bạn. Tầm cỡ của một sự kiện sẽ quyết định những công ty tổ chức nào sẽ chuyên nghiệp và phù hợp nhất.

Một sự kiện tầm quốc gia và được truyền hình trực tiếp trên đài truyền hình quốc gia sẽ phù hợp với những công ty truyền thông lớn tầm cỡ quốc gia đảm nhiệm. Hoặc thậm chí cần đến một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tầm cỡ quốc tế.

Những sự kiện lớn như vậy không thể giao cho những công ty tầm khu vực nhỏ như công ty tổ chức sự kiện tại các tỉnh thành.

Ngược lại, nếu sự kiện của bạn chỉ yêu cầu ở mức vừa phải chẳng hạn như khai trương chi nhánh, khai trương cửa hàng, siêu thị… thì không cần những công ty quá lớn vì giá cả của họ sẽ rất cao và chất lượng chương trình thì cũng chỉ tương đương hoặc thậm chí không tương bằng các công ty nhỏ hơn.

Về nhân sự tổ chức sự kiện cũng vậy, bạn phải hiểu rõ sự kiện của mình để tìm những người phù hợp nhất.

Xác định Agency phù hợp với sự kiện sẽ được tổ chức

Agency tổ chức sự kiện có thể là công ty tổ chức sự kiện, công ty truyền thông, công ty quảng cáo, công ty du lịch, công ty biểu diễn, đoàn nghệ thuật, Agency cũng có thể là một khách sạn, nhà thi đấu, nhà hát, một công ty chuyên làm tiệc lưu động hay một công ty chuyên cung cấp dịch vụ cưới hỏi.

Nhưng chuyên nghiệp nhất, đa năng nhất chính là các công ty tổ chức sự kiện. Một công ty chuyên tổ chức sự kiện sẽ có khả năng tổ chức tốt hầu hết tất cả các loại sự kiện và các dịch vụ liên quan.

Cần cân nhắc để chọn Agency phù hợp với loại sự kiện mà bạn dự tính tổ chức:

• Chọn Agency là các công ty tổ chức sự kiện với các loại sự kiện sau: lễ khởi công, lễ động thổ, lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ kỷ niệm, các cuộc thi ca hát, hội chợ.
• Chọn Agency là các khách sạn với các sự kiện như: hội thảo, hội nghị khách hàng, lễ thành hôn.
• Chọn Agency là các công ty du lịch với các sự kiện tại các khu du lịch như: sự kiện tri ân khách hàng, tri ân cán bộ công nhân viên, festival, các lễ hội truyền thống .

Tìm hiểu Agency tổ chức sự kiện toàn diện

Bạn cần thiết phải thu thập những thông tin về Agency mình quan tâm để đánh giá đúng. Việc tìm hiều này bao gồm:

• Tìm hiểu thông tin đăng tải trên website của Agency. Website của một Event Agency  tốt sẽ rất chuyên nghiệp, load nhanh, bố trí hài hòa, hình ảnh rõ nét và đẹp, hiện đại, được update thông tin và bài viết liên tục. Thông qua đó, khách hàng có thể dễ dàng tìm hiểu về những hoạt động gần đây của công ty, thông tin liên hệ, địa chỉ văn phòng.
• Gặp gỡ trực tiếp tại Văn Phòng của Agency. Tại đây bạn sẽ thấy rõ tầm cỡ và sự chuyên nghiệp của Agency (phòng ốc, nhân viên, thiết bị văn phòng, các bố trí trong văn phòng,…). Lưu ý là văn phòng các công ty sự kiện bình thường sẽ không cầu kỳ như các điểm giao dịch tại ngân hàng.
• Yêu cầu xem các thiết bị tổ chức sự kiện của Agency. Một Agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thông thường sẽ có kho xưởng, nơi chứa thiết bị, sản xuất và bảo trì thiết bị. Xem thiết bị họ có chúng ta có thể thấy rõ khả năng đáp ứng của Agency.
  Nhân viên của Event Agency là một yếu tố then chốt. Thông qua các câu hỏi bạn sẽ rõ họ có phải là những người chuyên nghiệp và hiểu rõ yêu cầu của bạn hay không. Khả năng phục vụ của một công ty chính là khả năng phục vụ của nhân viên công ty đó. Hãy để ý tác phong, tinh thần trách nhiệm với công việc và với khách hàng của họ. Số lượng nhân viên của Agency cũng là một điều cần quan tâm.
• Đánh giá về các sự kiện và thành tích Agency đã đạt được. Bạn phải tìm hiểu xem Agency đã tổ chức được những sự kiện nào. Yêu cầu xem lại những tư liệu gốc về các sự kiện đã tổ chức của họ. Thậm chí yêu cầu Agency cung cấp thông tin của người thuê để hỏi họ xem Agency của chúng ta đã tổ chức sự kiện đó như thế nào.Kinh nghiệm tổ chức sự kiện của Event Agency là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của sự kiện.

Xem xét các yếu tố khác

Trong đó có yếu tố giá cả. khi đã nắm rõ Agency thì việc tiếp theo để đi đến quyết định ký kết hợp tác là giá cả. Câu nói “tiền nào của lấy” cũng không cần áp dụng quá máy móc trong kinh tế. Bạn nên biết giá cả của dịch vụ tổ chức sự kiện phụ thuộc nhiều yếu tố, rẻ và đắt đôi khi liên quan đến chiến lược của các Agency, cũng như xu thế của mùa vụ. Cùng chất lượng như nhau nhưng có những Agency đưa ra giá rẻ hơn vì mục tiêu hợp tác, mở rộng thị trường hay vì cạnh tranh.

Nên hợp tác với các Event Agency gần với bạn. Giống như “bán anh em xa mua láng giềng gần” bạn nên chọn những Agency gần bạn nhất. Sẽ có rất nhiều lợi từ khoảng cách địa lý này. Nếu Agency gần bạn sẽ rất tiện liên lạc, gặp gỡ trao đổi hợp đồng cũng như thực hiện tổ chức sự kiện.

Giảm chi phí vận chuyển thiết bị. Ngoài ra, điều này đặc biệt có giá trị khi xảy ra sự cố, các Agency gần sẽ có khả năng khắc phục rủi ro cao nhất, nhanh nhất. Mặt khác Agency gần bạn sẽ luôn có sự ưu ái nhất định cho bạn với mục tiêu chung của việc xây dựng thị trường riêng.
xác.